“Esto es asqueroso… Prefiero traerme la comida de casa”. Seguro que has oído a los alumnos decir esto, y te duele. Eso es porque te preocupas por la calidad y quieres un menú que les haga ilusionarse a la hora de comer. Además, debes cumplir con los requisitos nutricionales y ajustarte al presupuesto. Es una tarea complicada. Una solución es reducir los errores en las licitaciones para conseguir productos de calidad y sacar el máximo partido al presupuesto destinado a la alimentación.
Si nos centramos en los alimentos que se compran, podría parecerse un poco a hacer la compra para las cenas de toda la semana… a una escala mucho mayor, claro está. La adquisición de alimentos para los colegios conlleva una gran responsabilidad. Por eso es fundamental tener en cuenta las mejores prácticas a la hora de presentar una oferta de alimentos.
Los expertos señalan cuatro aspectos —el menú, los productos, las capacidades y los datos— que son fundamentales para que cada compra de alimentos sea provechosa.
Fíjate bien en el menú
Es lógico que quieras conseguir el mejor precio para los productos, y comprar en grandes cantidades u optimizar tu pedido reduce los costes. Pero no puedes empezar a hacer un pedido si no tienes un menú. Un buen punto de partida es un menú cíclico, es decir, uno elaborado para un periodo de tiempo concreto. Por ejemplo, un menú cíclico de cuatro semanas ofrece platos diferentes cada día durante ese periodo y, después, se repite.
Maureen Pisanick, presidenta y directora de nutrición de Pisanick Partners, señala que menús de ciclo permiten controlar los gastos en la compra de alimentos, ya que se sabe exactamente qué habrá en el menú cada día. Esto facilita los pedidos al por mayor. Además, los menús rotativos permiten ahorrar dinero al establecer una rutina de trabajo y reducir el desperdicio.
Lo único que no debes dar por sentado, afirma Pisanick, es pensar que los menús cíclicos eliminan la flexibilidad. “No establezcas un menú cíclico y lo dejes tal cual”, afirma. “Prepara comidas alternativas que puedas ir incorporando para romper la rutina, utilizando algunos de los mismos ingredientes que ya tienes en casa”.”
Esto se puede lograr con utilización cruzada de menús, otra forma de ahorrar dinero que puedes incluir en tu oferta. Aborda la utilización cruzada con la mentalidad de un operador de comida rápida.
“McDonald’s no utiliza siete tipos diferentes de hamburguesas, sino que utiliza la misma hamburguesa en siete bocadillos diferentes”, afirma Stacy Sagowitz, dietista titulada (RD), especialista en nutrición clínica (SNS) y máster en Administración de Empresas (MBA), presidenta y propietaria de Food Safety Systems.
Es un ejemplo de cómo licitar por una sola referencia (SKU) en lugar de por muchas puede simplificar el proceso y suponer un ahorro. Utilizar un solo producto que se almacena de varias formas diferentes en un menú rotativo no compromete la creatividad ni limita las opciones. Según Carl Hopp, director del segmento de formación de Gordon Food Service®, lo que hace es permitir al distribuidor adquirir artículos en mayores volúmenes, lo que se traduce en mejores precios y una gestión más sencilla del inventario.
“No se ve que una cadena de restaurantes renueve sus menús cada semana”, afirma Hopp. “Limitar los productos y utilizar menús rotativos permite a los colegios aprovechar al máximo los productos”.”
Conocer cada producto
Los menús cíclicos y la utilización cruzada ponen de manifiesto la importancia de selección de productos. Hay una gran diferencia entre tener una lista de compras con miles de artículos y una lista de la compra específica que se ajuste a los requisitos normativos y a las necesidades del menú.
Cuanto más sepas sobre los productos que compras al por mayor —fruta, verdura, cereales, carne, queso y demás—, más eficaz será tu oferta. Una forma de reducir la lista de la compra es evitar insistir en ingredientes concretos si hay un sustituto válido. Para ello, hay que investigar un poco sobre los productos:
Comprueba la etiqueta: ¿contiene los ingredientes y los valores nutricionales necesarios?
Ten en cuenta el aspecto: ¿cumple con los criterios establecidos para su uso en la carta?
Haz una prueba de sabor: ¿mantiene bien su textura al cocinarlo?
Stephanie Zinger ofrece consejos para elegir nuevos ingredientes. La agente fiscal y directora de nutrición del Consejo de Compras Educativas del Suroeste de Ohio recomienda a los miembros del grupo de compras que acuerden unos límites por producto —como la pizza, por ejemplo— y así ahorren dinero para todos.
“En lugar de 100 referencias de pizza, reúnete con los miembros de tu grupo de compras y reducidlas a 15: así, todos obtienen lo que quieren y todos se benefician de un precio más bajo gracias al volumen del pedido”.”
Kevin Crampton tiene otro enfoque. El vicepresidente de Desarrollo Empresarial y Contratación de HPS —una organización de compras centralizadas (GPO) con sede en Míchigan, propiedad de sus miembros, que presta servicio a más de 3.000 organizaciones en nueve estados— sugiere comprar a un único proveedor.
“Si tenemos un contrato con un fabricante, este obtiene datos fiables para sus previsiones y los colegios consiguen un buen precio, ya que hay mucho volumen de negocio en juego”, afirma Crampton. “Al mismo tiempo, los colegios pueden contar con una buena gestión de existencias y con un sabor y una calidad constantes”.”
Conoce tus capacidades
A la hora de elaborar ofertas y realizar pedidos, la comunicación con el distribuidor es fundamental. Cada colegio tiene unas necesidades de almacenamiento y entrega distintas, y cada cocina cuenta con un equipamiento y una capacidad de servicio diferentes.
Hopp aconseja a los centros educativos que no den por sentado que los productos sin procesar suponen un valor añadido. Cortar la lechuga uno mismo requiere tiempo, trabajo y equipamiento adicionales. Además, hay que tener en cuenta aspectos relacionados con el almacenamiento y la manipulación. La lechuga troceada que se utiliza en la barra de ensaladas, en los tacos y como ingrediente de los bocadillos puede, de hecho, suponer un ahorro.
“Además, esto supone menos residuos”, afirma Hopp. “Todo el producto es aprovechable y ninguno de los recortes acaba en la basura”.”
Otro aspecto a tener en cuenta es el suministro y el almacenamiento. ¿De cuánto espacio dispone la cocina de tu colegio en el congelador o la nevera? ¿Es necesario apilar los alimentos? ¿Hay algún momento concreto del día o de la semana en el que necesites que te los entreguen?
“La gestión de los productos supone un gasto para el distribuidor y puede influir en los precios, por lo que es fundamental conocer tu capacidad”, señala Sagowitz. Cualquiera de esos factores puede influir en los precios, y los responsables de restauración que mantienen un contacto regular con su distribuidor pueden evitar sorpresas.
Recopilar y analizar datos
Una de las formas más seguras de completar tu oferta con alimentos que gustan a los estudiantes es analizar los datos. Tu sistema de punto de venta (POS) registra cada artículo que compra un estudiante. El historial de datos —por semana, por mes o por semestre— te indica la popularidad de los menús rotativos o de las opciones a la carta, y puede ayudarte a definir tu oferta.
“Si ofrecemos dos platos principales calientes y una ensalada, los datos pueden indicarnos que al 60 % de los niños les gusta el pollo asiático con arroz, al 30 % el bocadillo de albóndigas y al 10 % la ensalada”, afirma Cindy Kanarek Culver, directora de Nutrición Escolar de las Escuelas de la Ciudad de Marietta, en Georgia. “Podemos utilizar ese historial de datos para determinar qué tenemos que pedir”.”
Los sistemas de punto de venta y otras tecnologías proporcionan más información que nunca. Los datos permiten medir el movimiento de existencias, ajustar el consumo de ingredientes, supervisar la productividad del personal, analizar el coste por plato e incluso hacer un seguimiento de los residuos, tanto en la cocina como en las papeleras del comedor.
La visibilidad de los aspectos clave que se supervisan permite realizar previsiones precisas. Esto resulta especialmente útil a la hora de elaborar una oferta eficiente y económica. Los datos pueden utilizarse para garantizar que se obtienen los productos necesarios, al tiempo que se cumplen las normas de licitación específicas de cada estado y/o distrito.
Kanarek Culver recuerda a los directores de servicios de restauración que la tecnología no es más que una herramienta. Se necesita un gestor con experiencia para analizar las cifras, verificarlas y conseguir que la oferta sea lo más perfecta posible.
“El sistema de punto de venta no es más que una herramienta”, afirma. “Los informes bonitos no venden almuerzos: sigo necesitando que mis responsables entiendan los datos y estén atentos a los cambios en las compras de los alumnos”.”
