Ajustarse el cinturón y controlar cada dólar son algo más que propósitos de Año Nuevo. Son una forma de vida para los directores de los servicios de restauración escolar. La presión presupuestaria es real y, en parte, escapa a su control, como la reducción de los fondos disponibles, la mano de obra, los cambios en el coste de los alimentos o las repercusiones normativas. Las soluciones para aliviar estas y otras presiones presupuestarias pueden residir en revisar sus prácticas de compra.
Ahora que se acerca rápidamente la temporada de licitaciones, es el momento ideal para revisar sus referencias (SKU) y plantearse formas de agrupar artículos y optimizar su oferta. Los representantes de las organizaciones de compras agrupadas (GPO) y los directores de los servicios de restauración escolar cuentan con una serie de ideas de adquisición que permiten ahorrar dinero. Su especialista en desarrollo de clientes de Gordon Food Service también está preparado para sugerirle ideas que reduzcan los costes de los pedidos y aporten eficiencia en el almacenamiento de alimentos, la preparación de menús y la reducción de residuos. A continuación le presentamos cuatro puntos a tener en cuenta:
1. Adopta un enfoque gradual
«Hay una gran diferencia entre tener una lista de compras general con miles de artículos y una lista de compras específica que cumpla con los requisitos normativos y las necesidades del menú», afirma Kevin Crampton. Es el vicepresidente de Desarrollo Empresarial y Contratación de HPS, una organización de compras grupales (GPO) con sede en Míchigan, propiedad de sus miembros, que presta servicio a más de 3.000 organizaciones en nueve estados.
“Tener un número menor de productos en el pedido significa que aumenta la posibilidad de pedir artículos individuales en mayores cantidades, lo que hace que resulten más baratos”, afirma. “Esto ayuda al distribuidor en su planificación, cálculo de costes, almacenamiento y otros aspectos internos que permiten a los colegios ahorrar dinero”.”
Pero no te precipites a la hora de combinarlo todo. Crampton sugiere que, siempre que puedas pasar de tres productos distintos a uno solo, probablemente merezca la pena.
Dado que hay que tener en cuenta miles de productos alimenticios diferentes, conviene tener cuidado a la hora de combinar unos con otros. Chris Reed, director de desarrollo empresarial de META Solutions en Ohio, recomienda a los centros educativos que empiecen por sacar a concurso los productos de mayor volumen.
“El objetivo es reducir poco a poco la variedad de productos alimenticios que compran los distritos”, afirma. “Cuando un distribuidor reserva espacio para un artículo de bajo volumen, los costes de almacenamiento y de liquidación repercuten en los artículos de gran volumen”.”
2. Apuesta por la sencillez
Candace Hagar, directora de Servicios de Nutrición de las Escuelas Comunitarias de Fort Wayne, en Indiana, señala que un menor número de productos individuales supone menos artículos que controlar y menos variables en el proceso de preparación y servicio.
“En definitiva, esto reduce los errores en la cocina”, afirma. “Si se utiliza el mismo ingrediente en muchas recetas diferentes, se ahorra dinero en los pedidos, en la entrega, en el almacenamiento y en la plantilla de cocina”.”
Las albóndigas, afirma Hagar, son un buen ejemplo de sencillez. Su distrito, con 30 000 alumnos, que sirve entre 7 y 8 millones de desayunos y almuerzos al año, solo encarga albóndigas de ½ onza. Se utilizan en bocadillos de albóndigas, sopas, albóndigas suecas con puré de patatas y otras muchas recetas. Dado que en muchas recetas se utiliza un único tamaño de albóndiga, el distrito puede aprovechar su poder de compra a la hora de realizar los pedidos, simplificar la preparación y estandarizar el envasado y el envío desde la cocina central a los colegios del distrito.
3. Resiste la tentación de tener favoritos
El menú puede ser un tema delicado. Cada director de servicios de restauración tiene un ingrediente concreto que funciona bien. Los datos pueden indicar que, cuando es el día de la pizza, más alumnos compran el almuerzo. Esto hace que resulte difícil cambiar de rumbo. Sin embargo, hay formas de introducir cambios sin renunciar a los platos favoritos del menú.
Stephanie Zinger, agente fiscal y directora de nutrición del Consejo de Compras Educativas del Suroeste de Ohio, advierte a los colegios que no se obsesionen con conseguir un buen precio por una caja de cilantro cuando el único plato en el que se utiliza es uno de arroz con cilantro y lima. Según Zinger, es más inteligente fijarse en qué productos de pollo, patatas fritas y pizza se pueden utilizar de forma versátil y limitar el número de tipos y tamaños diferentes de esos productos de gran volumen.
“Ahí es donde realmente se acumulan los ahorros”, afirma. “En lugar de 100 referencias de pizza, reúnete con los miembros de tu grupo de compras y reducidlas a 15: todos obtienen lo que quieren y todos se benefician de un precio más bajo gracias al volumen del pedido”.”
En HPS, Crampton lleva este enfoque un paso más allá, reduciendo el número de artículos a nivel de la GPO. En lugar de adquirir productos similares de fabricantes competidores, Crampton busca oportunidades para comprar a un único proveedor. Para algunos colegios, esto podría suponer renunciar a un producto de una marca concreta. Sin embargo, para los colegios que pueden encontrar un sustituto adecuado, esto supone una serie de ventajas.
“Si tenemos un contrato con un fabricante, este obtiene datos fiables para sus previsiones y los centros educativos consiguen un buen precio, ya que hay mucho volumen de negocio en juego”, afirma Crampton. “Al mismo tiempo, los centros educativos pueden contar con una buena gestión de las existencias y con perfiles de sabor constantes en los alimentos que compran”.”
4. Piensa en términos de uso compartido
Como antigua directora de un servicio de comidas escolares, Zinger es consciente de la importancia tanto de reducir el número de platos como de aprovechar los alimentos de forma versátil. Centrarse en alimentos que ofrezcan un sinfín de posibilidades a la hora de elaborar el menú y que tengan un precio realmente bueno es una forma estupenda de controlar los costes.
“Me gusta buscar productos que pueda utilizar en todos los niveles”, afirma. “Esto agiliza la gestión del inventario y facilita el trabajo a mi personal, tanto en lo que respecta al menú como a la nutrición, si puedo servir los mismos nuggets de pollo en todos los centros: tres en el menú de primaria, cuatro en el de secundaria y cinco en el de bachillerato”.”
Hagar está de acuerdo y es una defensora de menús de ciclo para reducir el número de productos y fomentar la utilización cruzada. Afirma que los menús cíclicos indican a los colegios exactamente cómo van a distribuir los fondos destinados a productos básicos, ya que saben con exactitud qué productos y cuántas raciones se necesitarán cada día.
“El menú determina gran parte de lo que hacemos, y una vez que lo tienes bien definido, puedes encontrar otras formas de mejorar la eficiencia”, afirma Hagar. “Reducir el número de productos que se piden es una de esas formas de mejorar la eficiencia: supone menos artículos acumulados en el almacén que suponen un gasto y menos desperdicio de alimentos en la cocina”.”
