Hoy en día, los operadores tienen acceso a más tecnología que nunca: herramientas y soluciones que les ayudan a gestionar su actividad diaria de forma más eficaz y asequible. Sin embargo, antes de invertir en una solución, es importante tener en cuenta no solo lo que la tecnología podría aportar, sino también lo que necesitas saber, ya que ambos aspectos te permitirán hacerte una idea clara de tus necesidades tecnológicas.
Considerarlas necesidades no es un error. Debido a los cambios en el panorama competitivo, al aumento de los costes laborales y al incremento de los precios de los alimentos, estas tecnologías se están convirtiendo en necesidades imprescindibles. Las soluciones adecuadas, aplicadas en el momento oportuno, pueden ayudarte a afrontar y superar estas difíciles circunstancias para maximizar el rendimiento y la rentabilidad.
Lo importante es el camino
Con demasiada frecuencia, las empresas adoptan nuevas tecnologías sin evaluarlas adecuadamente en función de sus objetivos y necesidades. A menudo, esto se traduce en una inversión de tiempo y dinero que quizá se podría haber aprovechado mejor.
Independientemente de cuál sea tu punto de partida, considerar la tecnología más como un viaje que como un destino te ayudará a avanzar hacia la rentabilidad y a reforzar la ejecución. Cada paso del camino se basa en el anterior, lo que sienta unas bases sólidas y aumenta tus posibilidades de alcanzar tus objetivos.
Paso 1: Supervisar los niveles de existencias mínimas
El primer paso, y el más básico, para gestionar tus costes operativos mediante la tecnología es establecer y supervisar los niveles de par—saber qué productos tienes en stock y en qué cantidad. La mayoría de los distribuidores cuentan con un sistema de seguimiento de niveles de stock mínimo integrado en su sistema de pedidos, lo que facilita esta tarea. Establece objetivos de nivel de stock mínimo trimestralmente o por temporadas y ajústalos a medida que realices cambios en la carta. Esto te ayudará a identificar en qué áreas podrías reducir el stock para mejorar tus resultados.
Paso 2: Gestionar los costes de las recetas y del inventario
El siguiente paso es analizar en profundidad los costes de las recetas y del inventario mediante un software de gestión de recetas e inventario. Estas plataformas pueden generar informes sobre el coste por plato, los costes de inventario y/o el coste de los productos vendidos, lo que te permite identificar oportunidades de crecimiento y beneficios mediante la mejora de la mano de obra, la precisión y otros aspectos. Y teniendo en cuenta que, según la Asociación Nacional de Restaurantes, la mayoría de los operadores de servicio completo obtienen un beneficio de un solo dígito, las mejoras en materia de mano de obra y precisión pueden resultar muy rentables.
Al igual que ocurre con cualquier tecnología, cuanto más precisos sean los datos que introduzcas, más precisos y útiles serán tus informes. Pero también hay que tener en cuenta el tiempo que lleva introducir y mantener la información inicialmente. Un buen objetivo es empezar por las recetas y los artículos de inventario que generan el 70 % o más de tus ventas anuales, Asegúrate de actualizarlo cada vez que realices cambios en el menú.. De este modo, obtendrás informes de costes fiables desde el punto de vista de la orientación.
Si antes llevabas un control manual de esta información, el uso del software te permitirá ahorrar tiempo y reducir al mínimo los errores. Además, la mayoría de las versiones incluyen una aplicación móvil, lo que facilita aún más la gestión desde cualquier lugar.
Paso 3: Analizar los datos
Los dos primeros pasos o tecnologías permiten determinar cuál es tu situación actual en cuanto al rendimiento. Este paso y el siguiente consisten en evaluar tu rendimiento para determinar hacia dónde debes dirigirte, concretamente dónde se pueden y se deben realizar cambios.
Para determinarlo, debes consultar los informes sobre tus niveles de punto de pedido, los costes de las recetas y los costes de inventario. Compara esta información con tus objetivos operativos y de carta para detectar dónde existen discrepancias. Por ejemplo, es posible que te hayas fijado el objetivo de reducir los costes de alimentos. Tus informes indican que tus costes de alimentos son actualmente de 36%. Te gustaría situarlos en 33% o por debajo. Con una reducción de 3% como objetivo, ya puedes elaborar un plan de acción.
En esta fase, también es importante determinar quién de tu equipo se encargará del plan de acción que se derive del análisis de datos. A la hora de tomar esta decisión, asegúrate de que esa persona cuente con las habilidades y el tiempo necesarios (o de que puedas proporcionarle la formación y el margen en su agenda) para alcanzar el objetivo.
Paso 4: Implementar un intercambio de datos
El intercambio de datos conecta dos o más tecnologías para ofrecer informes detallados. Para un operador, resulta muy útil conectar su sistema de punto de venta con un software de gestión de recetas y de inventario. De este modo, puede obtener informes sobre los costes de los alimentos a nivel de ingrediente y las desviaciones entre lo que compra y lo que vende.
Al igual que con el software de gestión de recetas y de inventario, debes tener en cuenta cuántos artículos quieres introducir inicialmente y mantener, y cuánto tiempo te llevará hacerlo. Sí, requerirá algunas horas de trabajo manual para asignar los artículos entre todas las plataformas y actualizarlos a medida que se produzcan cambios, pero el tiempo invertido se verá compensado con la información completa y en tiempo real que obtendrás a cambio. Solo asegúrate de contar con miembros del equipo que tengan las habilidades y la formación necesarias para gestionarlo.
Con el paso del tiempo, la tecnología no hará más que mejorar. Sin embargo, las empresas que tienen éxito ya la están aplicando de forma estratégica desde ahora mismo. Para hacer lo mismo, define tus objetivos (centrándote en lo que necesitas, en lugar de en lo que quieres) y sigue estos cuatro pasos. Así estarás bien encaminado hacia la rentabilidad.
