La eficiencia es fundamental en cada comida escolar. Los alumnos siempre tienen prisa por comer, y vuestra cocina debe estar preparada para funcionar sin contratiempos. El aprovisionamiento desempeña un papel fundamental en el buen funcionamiento del servicio. Dado que es el primer paso para obtener los alimentos que consumen los alumnos, el proceso de compra debe sentar unas bases sólidas para todo lo que viene después. El éxito en este ámbito permite a los profesionales de la nutrición escolar cumplir las normas del Programa de Nutrición Infantil (CNP) y trabajar con eficacia cuando los jóvenes hambrientos llegan en masa al comedor.
Las normas que rigen los servicios de restauración escolar se vuelven cada año más complejas. En algunos distritos escolares, la gestión de las compras puede ser responsabilidad de un departamento de compras o de alguien ajeno al departamento de nutrición. Esto implica que es necesaria la comunicación entre el director de los servicios de restauración y la persona encargada de gestionar las compras, con el fin de garantizar que se cumplan todas las necesidades nutricionales y la normativa vigente.
A continuación se exponen cuatro formas fundamentales en las que un proceso de aprovisionamiento bien gestionado puede suponer un ahorro de dinero que se puede destinar a introducir mejoras en otras áreas de la actividad de restauración.
1. Conoce las normas
La contratación pública es un proceso de varias etapas que consiste en negociar el mejor precio para productos y servicios. Para que sea eficaz, es necesario contar con personal competente. El manual «Solving the Procurement Puzzle» (Resolver el rompecabezas de la contratación pública) de la Asociación de Nutrición Escolar (SNA) advierte a los equipos de contratación que los fabricantes, los intermediarios e incluso los distribuidores no conocen todas las normas. Por eso, alguien dentro de la jerarquía de compras —el jefe de cocina, el director de servicios de restauración o el responsable de compras del distrito— debe encargarse de comprender las normas que se aplican a su programa de alimentación escolar.
“Hay 14 000 distritos escolares en Estados Unidos, y todos tienen límites diferentes. Es fundamental conocer las normas del ámbito en el que te mueves”, afirma Stacy Sagowitz, presidenta y propietaria de Food Safety Systems.
Como antigua directora de servicios de restauración escolar, agente de servicios de restauración, directora comercial para educación primaria y secundaria y representante de proveedores, conoce todos los aspectos de la contratación pública. Lo primero que hay que recordar, afirma, es que cada organismo estatal supervisa la nutrición infantil, por lo que puede ajustar el umbral de contratación. En algunos casos, los condados, los municipios e incluso los propios distritos escolares tienen normas que deben cumplir.
2. Asegúrate de cumplir con la normativa
Cualquier centro educativo o distrito que reciba fondos federales debe cumplir la legislación federal en materia de contratación pública a la hora de gastar dichos fondos. Una de las primeras condiciones es que todas las licitaciones deben ser competitivas: todo lo que haga el distrito escolar o la autoridad alimentaria escolar (SFA) debe ser transparente.
Por ejemplo, a la hora de gastar fondos federales, hay un Disposición sobre la compra de productos estadounidenses de la Ley Nacional de Comidas Escolares, que exige a las SFA que adquieran productos nacionales en la medida de lo posible. Existen excepciones para los productos que solo se cultivan en otros países, por motivos de estacionalidad o de costes, pero dichas razones deben justificarse por escrito.
Entre las agencias locales o estatales, el Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA), el sector e incluso la Asociación de Nutrición Escolar (SNA), existe una gran presión para adquirir los productos de forma adecuada. El incumplimiento de esta obligación puede acarrear consecuencias legales y económicas.
3. Empieza con antelación para presentar la oferta adecuada
«Hay que saber qué alimentos se van a incluir en el menú», afirma Maureen Pisanick, presidenta y directora de nutrición de Pisanick Partners. Un menú de ciclismo Puede ayudarte con tus pedidos e incluso reducir el número de referencias (SKU) que intervienen en tus compras. Planificar el menú con antelación en función de las necesidades nutricionales es una buena forma de identificar los productos que necesitas adquirir. Esto te da tiempo para tomar las mejores decisiones, garantizando que tu licitación cumpla con los requisitos legales.
El manual de la SNA señala que empezar con antelación permite a los centros educativos revisar los informes de contratación, tener en cuenta las recomendaciones de la agencia estatal o de los proveedores, comparar los cambios introducidos desde el año anterior y plantearse formas de mejorar.
4. No te olvides de los GPO
Las organizaciones de compras colectivas (GPO) son una forma que tienen los distritos escolares de aumentar su poder de compra. Mediante el uso de los servicios de una GPO O bien, al unirse a un sistema de compras cooperativas con otros centros educativos de la región, en muchos casos es posible conseguir productos de mejor calidad y a precios más bajos.
Algunas GPO y cooperativas cobran una cuota de afiliación o tienen una estructura de tarifas que puede incluir un cargo por cada entrega o un porcentaje de cada pedido. Kevin Crampton, vicepresidente de Contratación y Desarrollo de Nuevos Negocios de HPS, una GPO con sede en Míchigan que presta servicio a más de 3.000 organizaciones en nueve estados, señala que sigue siendo obligatorio cumplir las normas de contratación pública federales, estatales, locales y de distrito.
Algunas organizaciones de compras grupales (GPO) supervisan la normativa federal en materia de contratación pública y presentan un modelo a cada cliente para su aprobación. Según Crampton, sigue siendo responsabilidad de cada centro educativo cumplir con la normativa.
