Puede que parezca que el comedor escolar no tiene mucho en común con las asignaturas de empresariales que se imparten en las aulas cercanas, pero los responsables de los servicios de restauración a veces pueden aprovechar las lecciones que allí se imparten. Gestionar el programa de alimentación escolar como si fuera un negocio resulta muy práctico, sobre todo cuando se trata de gestión de los costes laborales en ámbitos distintos al salario.
Para John Henry, director de servicios de restauración de las Escuelas Públicas de Rockford, en Míchigan, todo empieza por crear un modelo de negocio. Al igual que muchos gestores del sector no comercial, lleva un control de las comidas por hora de trabajo para mejorar la eficiencia de los trabajadores. Pero también aborda su trabajo como si fuera un operador comercial —realizando un seguimiento de las compras de alimentos, elaborando menús bien pensados y midiendo la producción y el desperdicio— para desarrollar prácticas laborales que, en última instancia, reduzcan el coste por ración.
Compra de alimentos
El dicho “no se puede gestionar lo que no se mide” es una parte fundamental del éxito de Rockford. Henry recopila datos mediante hojas de producción para cada comida. Si su equipo prueba una nueva pizza, hacen previsiones basándose en las ofertas anteriores del menú de pizzas. Posteriormente, no solo compara las ventas, sino también las diferencias en los ingredientes. Esto permite a Henry determinar las preferencias de los estudiantes y elaborar un pedido más preciso.
“Puede que descubramos que las ventas han variado porque una pizza tenía masa blanca y la otra, de trigo integral”, afirma. “La segunda vez que incluimos un plato en la carta, ya disponemos de datos sobre las ventas y los ingredientes, lo que nos ayuda a acertar más con nuestro pedido”.”
Los alimentos precocinados y listos para servir también han supuesto un cambio radical en el proceso de pedidos, señala Henry. A modo de ejemplo, cuenta que antes la escuela cocinaba toda su pasta en una cocina central y la distribuía a los comedores. Ahora utiliza pasta precocinada, que viene en bolsas que se pueden almacenar y utilizar según sea necesario.
“Intento reducir al máximo los residuos en la producción, pero antes, si se fabricaban 200 libras de pasta y solo se utilizaban 180, teníamos residuos”, señala. “Al utilizar cualquier producto precocinado y con fecha de caducidad, me ahorro dinero”.”
Según Henry, la compra de sobres de aderezo en raciones individuales también ha supuesto un ahorro en comparación con ofrecer envases de aderezo de libre servicio en la barra de ensaladas.
Cumplir con la oferta
Otra práctica de compra responsable que Henry aplica es asegurarse de que todos los responsables de cocina del distrito, que cuenta con 9.000 alumnos, dispongan de una copia de la licitación alimentaria del centro. Con un responsable de producción en el instituto y un responsable en cada colegio, el trabajo en equipo, la comunicación y el conocimiento de los productos que forman parte de la licitación son fundamentales.
“Si se salen de la oferta, tienen que darme una razón”, afirma. Y es que cumplir con los términos del contrato supone descuentos y ahorros que, en última instancia, permiten ahorrar dinero. Una responsable de cocina podría pensar que está haciendo lo correcto al pedir un producto de pollo que es unos céntimos más barato. Sin embargo, ese ahorro inmediato podría salir caro si el pollo más barato no forma parte de la licitación. Comprarlo podría poner en peligro el descuento contractual y afectar a los precios del proveedor en el futuro.
Planificación de menús
Independientemente del tamaño de tu centro educativo, es posible reducir los costes de mano de obra durante el proceso de elaboración del menú. Al utilizar, siempre que sea posible, pasta precocinada, trozos de pollo listos para calentar y servir, embutidos en lonchas, verduras precortadas y ensaladas troceadas, se reducen los costes de preparación, así como desperdicio alimentario. Pero también hay una ventaja aún mayor: conseguir que todo el mundo se dé cuenta de cómo el menú permite ahorrar.
“Aunque soy yo quien elabora el menú, creo firmemente en compartirlo con mis jefes de cocina y escuchar sus ideas y aportaciones”, afirma Henry, cuyas escuelas sirven 6.000 almuerzos al día, incluida una amplia oferta a la carta. “El dinero que ahorramos al utilizar los productos adecuados nos ayuda a contar con más personal en la línea de servicio para agilizar el servicio… y un servicio rápido aumenta las ventas”.”
Además de su oferta habitual para el almuerzo, el comedor del instituto cuenta con una barra de bocadillos al estilo Subway y una parrilla al estilo Qdoba. El uso de productos ya preparados da como resultado un rendimiento que sería la envidia de cualquier restaurante de comida rápida.
“Podemos preparar 50 bocadillos en un santiamén; es como un McDonald’s a toda velocidad”, dice Henry. “Atendemos a 400 personas en la cola en unos 8 minutos”.”
El trabajo en equipo durante las fases de planificación del menú evita el quebradero de cabeza que supone conseguir que todos estén de acuerdo con el programa y genera una implicación por parte de los empleados que tiene sus ventajas.
“Al compartir la información con mi equipo, ellos tomaron más iniciativas para reducir costes de las que yo pude tomar cuando preparaba el menú por mi cuenta”, afirma.
Criterio de éxito
Los directores de servicios de restauración que tienen éxito comparan datos para hacer un seguimiento de las tendencias y encontrar formas de ahorrar. Existen muchos métodos de seguimiento, como comparar las cifras de octubre de este año con las del año pasado. Elegir una fórmula es cuestión de preferencias, señala Henry. Pero, dado que es posible recopilar estadísticas a diario, afirma que resulta beneficioso revisar las cifras con la mayor frecuencia posible.
“Reviso las ventas cada dos días; eso me ayuda a identificar qué platos principales tienen más éxito y a planificar el mes que viene”, afirma. “Hacer un seguimiento diario de los datos me permite detectar tendencias y diferencias en las cifras que, de otro modo, no habría notado”.”
Si su hoja de producción estima que una cocina debería obtener un determinado número de raciones por bandeja, él sabe cuándo no se alcanza esa cifra. La medida correctiva podría ser tan sencilla como indicar a un empleado de cocina que utilice una cuchara dosificadora del tamaño adecuado.
“La mayoría de los directores no comprenden la importancia de gestionar el servicio de comidas escolares como un negocio”, sostiene Henry. “Tenemos que evaluar nuestro rendimiento en todas las fases si queremos tener éxito”.”
