Los comedores de los centros de enseñanza primaria y secundaria no son como los restaurantes comerciales, que compiten por los clientes a lo largo de la popular zona de restaurantes y ofrecen menús muy diferentes en cada local. Sin embargo, tanto los responsables de los centros de enseñanza primaria y secundaria como los de los restaurantes comerciales se parecen en cuanto a la forma en que los gastos de personal afectan a la rentabilidad. De los tres presupuestos principales de un operador de servicios de restauración escolar —alimentos, equipamiento y mano de obra—, los costes de personal pueden ser una verdadera incógnita. Solo realizando auditorías de personal de forma periódica se pueden encontrar formas de optimizar el trabajo, ajustarse al presupuesto y destinar fondos a otras necesidades.
Los costes laborales varían considerablemente en función de las responsabilidades del trabajador, su experiencia o el convenio salarial negociado. Tanto si gestionas una cocina industrial como un comedor escolar, alcanzar el umbral de rentabilidad no es el camino hacia el éxito, afirma Maureen Pisanick, presidenta y directora de nutrición de Pisanick Partners, cerca de Cleveland (Ohio). Para poder permitirse adquirir nuevos equipos o mejorar la oferta gastronómica —dos aspectos que suelen surgir con frecuencia—, hay que hacer concesiones. Y, dado que los costes de los alimentos y los equipos suelen ser estables, es fundamental reducir los costes de personal.
“La gente recuerda cuando el servicio de comidas escolares se gestionaba como una cocina y no como un negocio”, afirma Pisanick. “Pero es un negocio y debe gestionarse como tal”.”
Pisanick y Kymm Mutch, máster en Ciencias, dietista registrada y certificada (RDN), vicepresidenta de Productos y Servicios de Food Service Management Solutions en Milwaukee, Wisconsin, recomiendan varias prácticas recomendadas, entre ellas la realización de auditorías periódicas de personal, para medir y comprender los costes.
Merece la pena conocer el coste real de cada comida
Los costes de personal aumentan a medida que los distritos escolares se ven presionados por los padres, la comunidad y la normativa gubernamental para ofrecer alimentos más saludables, platos elaborados desde cero y opciones como las barras de ensaladas. Según Mutch, preparar la comida desde cero o gestionar una barra de ensaladas requiere mucho trabajo de preparación en la cocina. Por eso es fundamental conocer los costes de personal.
«El criterio de referencia para determinar los costes de mano de obra es saber cuántas comidas produce tu cocina por hora de trabajo», afirma Mutch. Para ello, lo primero es identificar un coste por comida. Si sumas los costes que conlleva cada comida —productos alimenticios, artículos de papel, uso de equipos, gastos de personal y prestaciones, etc.—, obtendrás los costes de la comida y los datos necesarios para calcular tu porcentaje de los costes de mano de obra.
Una vez que conozcas los costes por comida, Pisanick recomienda fijarse como objetivo un rango de entre 18 y 24 comidas por hora de trabajo. La razón por la que se establece un rango es que siempre hay algunas variables que no se pueden controlar, como los cambios en el horario de la hora del almuerzo, las excursiones, las fiestas de pizza en clase o los días de exámenes. Cualquiera de estos factores puede alterar el servicio de almuerzo, lo que significa que el director del servicio de restauración debe ajustar la eficiencia de la mano de obra para no salirse del presupuesto.
“Si consigues rentabilizar diferentes partes del menú, podrás hacer ajustes en la mano de obra para ofrecer la mejor comida posible”, afirma Pisanick.
La sincronización lo es todo a la hora de controlar los costes
La frecuencia de los análisis puede variar, afirma Mutch. Gracias a las capacidades de almacenamiento y recuperación de datos, es posible realizar un seguimiento de los costes de los alimentos a diario, semanalmente, mensualmente o con cualquier periodicidad que resulte adecuada.
“La mayoría de los colegios ya realizan un seguimiento diario de muchas cifras, por lo que las evaluaciones semanales o mensuales suelen ser los mejores puntos de referencia para desarrollar estrategias o corregir el rumbo”, afirma Mutch. “Realizar una evaluación a mitad de curso puede ser demasiado tarde, dado el descenso habitual en el número de comidas servidas tras las vacaciones de invierno”.”
Pisanick afirma que está a favor de realizar comparaciones mensuales (de septiembre a septiembre) o entre centros educativos como forma de buscar formas de ahorro. “El análisis lineal es muy eficaz. Si se tienen tres colegios de primaria de aproximadamente el mismo tamaño y con el mismo plan de comidas, se pueden examinar las diferencias en los modelos de dotación de personal de cada centro y determinar qué medidas de optimización del programa son más rentables y por qué”.”
Según ella, los centros educativos no suelen poder pagar a sus trabajadores el salario mínimo. “Tanto si los salarios se negocian mediante un convenio colectivo como si los fija el distrito, es fundamental analizar los costes y mejorar la eficiencia operativa”.”
Utiliza tus datos sobre los cambios que marcan la diferencia
Dos de las vías más eficaces para lograr la eficiencia operativa consisten en utilizar los datos recopilados para ajustar la formación y la planificación de turnos. Pisanick recomienda realizar un análisis diario del flujo de trabajo para que tu equipo de restauración trabaje de forma más inteligente, no más dura.
“Documenta la jornada en intervalos de entre 15 y 30 minutos, observando lo que hacen los empleados a lo largo del tiempo”, afirma. “Del mismo modo que una persona que está a dieta lleva un diario de lo que come, tú debes llevar un registro de toda la actividad durante un periodo de tiempo determinado”.”
“Es posible que te encuentres con un trabajador que hace seis viajes a la cámara frigorífica cuando con solo tres —o incluso uno— habría bastado para realizar el trabajo necesario. Cuando observes esto, puedes rediseñar el flujo de trabajo”.”
La formación también reduce los costes al aumentar la eficiencia de tu equipo, afirma Mutch. Dado que el nivel de los nuevos empleados suele ser bastante básico, la formación inicial y el seguimiento periódico crean una base de conocimientos que ayuda a reducir el desperdicio, mejora la rapidez y genera una imagen de profesionalidad.
“El servicio de comidas escolares es un trabajo de verdad”, afirma, “la formación ayuda a los trabajadores a ser conscientes de su valor y mejora los costes laborales”.”
Hay algunos costes laborales de los que no puedes librarte, sobre todo los relacionados con un convenio sindical, como pagar a doble tarifa por el servicio de catering o garantizar cuatro horas de salario a la persona que llega temprano para recibir las entregas. Pisanick recomienda buscar formas de ajustar el horario para que sean los trabajadores con salarios más bajos quienes desempeñen estas funciones.
“Los cambios en los horarios pueden reducir los costes, y la formación —especialmente la formación polivalente— ayuda a reducir los costes cuando un trabajador dimite o se jubila”, afirma Pisanick. “En definitiva, se trata de un plan de sucesión para los cocineros jubilados o de cambios en los horarios que aumentan la productividad y te acercan a esa cifra de entre 18 y 24 comidas por hora de trabajo”.”
Recursos que allanan el camino hacia el éxito
Gestionar los costes laborales es una tarea ardua, y Mutch afirma que los directores de servicios de restauración no tienen por qué hacerlo solos. Recomienda tres recursos para quienes necesiten asesoramiento:
1. “El control de costes para directores y administradores de servicios de restauración escolar.”. Este libro, escrito por Dorothy Pannell-Martin, es un manual de referencia para los directores de servicios de restauración escolar. Ayuda al director de servicios de restauración y al responsable administrativo a identificar qué informes financieros son necesarios, a interpretarlos y a adoptar medidas correctivas cuando los costes superan los niveles deseados.
2. El Instituto de Nutrición Infantil La página web cuenta con hojas de trabajo para el análisis laboral.
3. El Consejo de las Grandes Escuelas Urbanas ofrece consejos para controlar los costes laborales.
