Para los alumnos, un buen desayuno o almuerzo es la clave para pasar un buen día. Esto supone una gran presión para los responsables de los servicios de restauración escolar, que deben ofrecer a los alumnos las mejores opciones nutricionales.
Por eso es importante tener en cuenta unas prácticas de aprovisionamiento eficaces. Todos los aspectos, desde la presentación de ofertas hasta el conocimiento de la carta, pasando por la entrega de los productos, la capacidad de la cocina y el análisis adecuado de los datos, influyen a la hora de sacar el máximo partido a cada compra de alimentos.
Todo empieza con la oferta
Para negociar el mejor precio es necesario conocer tus necesidades alimentarias, tu presupuesto y cómo tu oferta se ajusta a la legislación y la normativa vigentes, afirma Stacy Sagowitz, presidenta y propietaria de Food Safety Systems. Como antigua directora de servicios de restauración escolar, agente de servicios de restauración, directora comercial para el ámbito educativo (desde infantil hasta secundaria) y representante de proveedores, ha tratado con todas las partes implicadas en el proceso de contratación.
“Todo se rige por la sección 210 del título 2 del Código de Regulaciones Federales (2CFR), que establece que cualquier persona que reciba fondos federales deberá cumplir la legislación federal en materia de contratación pública”, afirma.
Pero las leyes federales son solo el principio. Cada estado cuenta con organismos que supervisan la nutrición infantil, por lo que estos organismos estatales también tienen normas de contratación pública. En algunos casos, los condados, los municipios e incluso los propios distritos escolares tienen normas que deben cumplir.
“Hay 14 000 distritos escolares en Estados Unidos, y todos tienen límites diferentes”, afirma Sagowitz. “Es fundamental conocer las reglas del terreno de juego en el que te mueves”.”
En definitiva, todas las contrataciones deben ser competitivas. Esto permite a los centros educativos licitar precisamente por los productos y servicios que necesitan.
“Si quieres una marca concreta de mantequilla o un tipo concreto de nuggets de pollo empanados, asegúrate de que quede bien especificado en tu oferta; solo tienes que asegurarte de poder documentar las marcas que hayas seleccionado”, afirma Sagowitz.
Ten en cuenta el menú
Un menú cíclico puede destacar determinados alimentos e incluso reducir el número de referencias que se compran. Maureen Pisanick, presidenta y directora de nutrición de Pisanick Partners, recuerda a los responsables de servicios de restauración que, a pesar de que puede haber cierta repetición, los menús cíclicos ofrecen un amplio margen para la creatividad.
A los jóvenes les gustan los restaurantes de comida rápida, que utilizan un menú rotativo en el que se emplea la misma hamburguesa para una docena de platos diferentes. El modelo de la comida rápida demuestra cómo una sola referencia puede simplificar tu oferta. Utilizar una sola referencia —trozos de pollo cocinado— de varias formas diferentes no compromete la creatividad ni limita las opciones.
Cindy Condon, especialista del segmento de formación de Gordon Food Service, afirma que limitar el número de referencias (SKU) también permite al distribuidor adquirir productos en mayores cantidades, lo que se traduce en mejores precios y facilita el seguimiento y la gestión del inventario.
Carl Hopp, responsable del segmento de formación de Gordon Food Service, está de acuerdo. Disponer de varios productos similares aumenta la probabilidad de que se utilicen de forma incorrecta, lo que puede afectar al inventario y a la capacidad de cumplir los requisitos nutricionales.
“No se ve que una cadena de restaurantes renueve sus menús cada semana”, afirma Hopp. “Limitar los productos y utilizar menús rotativos permite a los colegios aprovechar al máximo los productos”.”
Entonces, ¿qué productos debería comprar?
Para presentar una oferta que requiera una marca o un producto concretos —como hamburguesas elaboradas por un fabricante determinado—, es necesario llevar a cabo una selección minuciosa.
“El centro educativo debe llevar a cabo una investigación y documentar la metodología utilizada para determinar una marca”, afirma Sagowitz. “Debéis poder indicar en vuestra oferta: ‘Tenemos la intención de adquirir una hamburguesa 100 % de ternera, y hemos analizado estos productos y comprobado que contienen los ingredientes y los valores nutricionales que necesitamos’”.”
Según Hopp, la evaluación también ayuda a descubrir nuevos productos, métodos de preparación o alternativas a productos que sufren cambios en su fabricación o en sus ingredientes. Además, pone de manifiesto oportunidades de utilización cruzada.
“Un nugget de pollo se puede tomar como plato principal por sí solo, o se puede cortar en trozos y añadir a un wrap o a un bocadillo, incorporarlo a una ensalada o utilizarlo en un plato de puré de patatas con pollo”, afirma Hopp.
Ten en cuenta tus capacidades y conoce tus datos
A la hora de elaborar ofertas y realizar pedidos, mantén la comunicación con el distribuidor y tu programa funcionará como si fuera en piloto automático. Cada colegio tiene unas necesidades de almacenamiento y entrega diferentes, y cada cocina cuenta con un equipamiento y una capacidad de servicio distintos, factores que influyen en los precios.
“La gestión de los productos supone un gasto para el distribuidor, por lo que es fundamental conocer tu capacidad”, afirma Sagowitz, quien aconseja a los colegios que tengan en cuenta cómo sus necesidades afectan a las entregas. “¿De cuánto espacio en el congelador dispones? ¿Hay que apilar los alimentos o subirlos a una planta superior? ¿Hay algún momento concreto del día o de la semana en el que necesites que se realicen las entregas?”
El uso de los datos es más importante que nunca, ahora que cada vez son más los distritos que no pueden transferir de un año a otro los fondos del nivel de ayuda previsto (PAL). Los sistemas de punto de venta (POS) y otras tecnologías recopilan datos que ayudan a gestionar los menús, controlar el aforo y reducir el desperdicio, factores que contribuyen a sacar el máximo partido a los fondos de la licitación.
“Los sistemas de sala registran el número de comidas y la información sobre ventas; los sistemas de cocina controlan el inventario, la producción y el historial de consumo”, afirma Condon. “Esta información resulta muy valiosa para el departamento de alimentación y nutrición”.”
Las distintas mediciones pueden ayudar a calcular las ventas y los ingresos, a elaborar previsiones, a gestionar los pedidos, a llevar un control del inventario, a realizar un seguimiento del desperdicio de alimentos e, incluso, pueden ofrecer información sobre la participación de los alumnos en cada plato del menú.
