Hacer el inventario es un poco como gestionar un extracto bancario. Si no lo haces con regularidad, te podrías llevar una gran sorpresa. La gestión de inventario recopila los datos necesarios para realizar un seguimiento de las existencias, comprender su uso y controlar los costes.
El inventario de un servicio de restauración abarca todo lo relacionado con la producción, el servicio y el funcionamiento de una cocina y un comedor. Dependiendo de las áreas que estén bajo la supervisión del director de restauración, esto puede incluir alimentos, bebidas, artículos de mesa, productos de limpieza y mucho más. Un seguimiento adecuado del inventario puede mejorar la eficiencia en la cocina, poner de manifiesto dónde se producen los desperdicios e incluso sacar a la luz problemas de robo.
Quizá creas que sabes mucho sobre el inventario y las herramientas de gestión del mismo. Sin embargo, Matt Dyksterhouse, supervisor de Tecnología para Clientes de Gordon Food Service, señala que los cambios en el personal de los establecimientos y las actualizaciones tecnológicas hacen que siempre sea necesario revisar con una mirada renovada las herramientas de gestión del inventario. “Estoy dispuesto a apostar a que hay algo nuevo que todos pueden descubrir en lo que respecta a las herramientas tecnológicas de gestión de existencias”.”
La gestión de existencias se basa en cifras, y las cifras no mienten. Recopilar datos e ignorar lo que significan para la eficiencia de tu negocio supone perjudicar tu presupuesto. Es algo que ninguna empresa puede permitirse. Puedes aumentar tus posibilidades de éxito con estas razones clave para llevar a cabo la gestión de existencias en el sector sanitario.
1. Controla los gastos en alimentación
La razón principal para realizar un inventario es conocer el valor de los alimentos que hay en las estanterías. Dyksterhouse señala que la herramienta «Inventory Manager» lo hace de una forma que ahorra tiempo. Los usuarios pueden realizar el inventario mediante un dispositivo móvil que genera una hoja de cálculo con el «Informe de valor del inventario» para asignar un valor en dólares a los artículos en stock.
“Los operadores necesitan saber cuánto dinero tienen en sus estanterías”, afirma. “Sin un valor en dólares, no hay forma de calcular con precisión los costes por plato y realizar los ajustes necesarios para no salirse del presupuesto”.”
El Informe de valor de inventario permite crear un registro de los costes de alimentos, productos no alimentarios y suplementos, lo que permite obtener una visión clara de los costes por persona y día (PPD). Además, permite realizar un seguimiento de los costes de los productos vendidos.
2. Evita las conjeturas
Las recetas se basan en la precisión. Las medidas a ojo o «a puñados» son inexactas. Utilizar cucharaditas, tazas o pesar cada ración no solo garantiza que el plato salga bien, sino que también evita que los costes de los alimentos varíen. Lo mismo ocurre con la gestión de existencias.
A menos que sepas cuántas cajas o libras de un producto tienes almacenadas, corres el riesgo de pedir productos que no necesitas. “Si crees que necesitas más brócoli cuando ya tienes varias cajas en la estantería, pedir más puede provocar que se eche a perder y se desperdicie”, afirma Dyksterhouse.
El uso de Inventory Manager elimina las conjeturas a la hora de calcular el valor de tus existencias, lo que resulta fundamental para planificar los menús, ajustar las recetas y comprender los costes de PPD.
Los pedidos en línea, otra herramienta muy útil, pueden resolver otro reto relacionado con el inventario: establecer los niveles de stock mínimo. Esto garantiza que los operadores sepan exactamente cuántas cajas hay en las estanterías y cuál debería ser la cantidad adecuada. Reduce los pedidos excesivos y el tiempo dedicado a gestionar los pedidos y el almacenamiento. También es una forma de asegurarse de cumplir con normativa sobre reservas de emergencia.
A menudo, cuando los operadores piensan en “hacer inventario”, lo asocian con los pedidos: contar lo que hay en stock para asegurarse de que se pide la cantidad adecuada. Para esos casos, el servicio de pedidos en línea de Gordon Food Service es otra herramienta muy útil que te permite establecer niveles de stock mínimo. Esto garantiza que los operadores sepan exactamente cuántas cajas hay en las estanterías y cuál debería ser la cantidad adecuada. Reduce los pedidos excesivos y el tiempo dedicado a gestionar los pedidos y el almacenamiento. También es una forma de asegurarse de cumplir con la normativa sobre existencias de emergencia.
3. Optimizar el funcionamiento de la cocina
Hacer un recuento de existencias con regularidad es una buena idea. Quizá no sea necesario hacer un recuento tres veces por semana solo para gestionar el stock. Sin embargo, dado que los precios de los alimentos varían en función de la oferta y la demanda, es recomendable realizar recuentos más breves entre las revisiones programadas semanales, quincenales o mensuales.
“No es fundamental saber si tienes suficientes sobres de azúcar en stock, pero sí es importante contar tus 10 o 20 artículos de mayor valor”, afirma Dyksterhouse. “Esto se puede hacer utilizando la función de ‘etiquetado’ de Inventory Manager”.”
Estos recuentos de inventario más frecuentes son de gran ayuda. Si las existencias son escasas y el coste de un producto aumenta, te enteras de inmediato y puedes ajustar la carta para evitar que ello afecte negativamente al PPD o al coste por plato.
Conocer mejor el inventario permite realizar pedidos de forma eficiente. Esto ayuda a que la cocina se mantenga organizada. Cuando el personal sabe qué hay en stock y qué va a llegar a la cocina, los productos se registran y se guardan más rápido, lo que ahorra tiempo y mano de obra.
Un registro preciso del inventario, junto con los datos sobre la producción y el consumo, también puede reducir el desperdicio de alimentos y los robos. Al detectar discrepancias entre las cantidades pedidas y las utilizadas, se reduce la posibilidad de que los robos pasen desapercibidos. Además, puede ayudar al responsable a contrastar los datos para ajustar la forma en que los cocineros de preparación cortan los alimentos o el tamaño de las raciones que se sirven en la línea de bandejas.
