Ya se ha elaborado el menú y el coste diario de la comida se ajusta al importe asignado a cada residente. No hay de qué preocuparse, ¿verdad? Si fuera tan fácil, todos los departamentos de restauración se mantendrían por debajo del presupuesto.
Por desgracia, rara vez resulta fácil. El presupuesto destinado a la comida puede ser un auténtico rompecabezas, ya que los costes de producción suelen ser mucho más elevados que los que figuran en las facturas. Entre las causas de esta situación se encuentran la sobreproducción, el deterioro de los alimentos, el desperdicio y los robos. Una solución es la gestión de existencias, que ofrece una forma sencilla de concienciar sobre el uso de los alimentos y las prácticas en la cocina que pueden ayudarte a controlar los costes.
¿Quién tiene tiempo para poner en marcha y mantener un programa de gestión de existencias? La pregunta más acertada sería: ¿quién no lo tiene? Ahorrar dinero merece la pena, y no tiene por qué suponer una gran inversión de tiempo. Además de las mejores prácticas en el control de existencias, existen algunos atajos —llamémoslos «pequeños pasos»— que ayudan a los responsables de servicios de restauración a realizar parte del trabajo de gestión de existencias en una fracción del tiempo.
El seguimiento regular da sus frutos
Para dos profesionales que gestionan los servicios de restauración en centros sanitarios de Florida e Indiana, la frecuencia de los controles de inventario, junto con el programa Gordon Food Service Inventory Manager™, ha supuesto una mayor eficiencia y un ahorro de costes.
“En 2016 pasamos de hacer un inventario anual, que solo se realizaba a efectos fiscales, a realizar uno mensual, y esto nos ha ayudado a detectar en cuáles de nuestras seis cocinas hay exceso de existencias”, afirma Melanie Yochum, directora de Alimentación y Bebidas de la comunidad de jubilados Peabody, en North Manchester (Indiana).
Algo similar ha ocurrido en la residencia de jubilados Shell Point, en Fort Myers (Florida), donde la directora de hostelería, Debbie Dodge, sirve 4.000 comidas a la semana a residentes e invitados. “Mi director de operaciones hace el inventario los martes, antes de realizar los pedidos el viernes, para que podamos eliminar del pedido los artículos que no necesitamos”.”
En Shell Point, Dodge afirma que se le planteó el reto de reducir sus existencias de $20 000 a $17 000, y logró reducirlas a $16 000 gracias a las medidas de optimización que ha implementado. En Peabody, donde Yochum mantiene entre unas 45 000 y 50 000 unidades de producto en stock, los controles de inventario le indican cuándo hay algún desajuste.
“Si la cifra de inventario resulta ser superior o inferior a esa cantidad en dólares, puedo preguntar por qué”, afirma Yochum. “Puedo consultar con nuestro jefe de cocina, quien podría señalar que estamos por debajo del coste en el caso del marisco, pero por encima en el del pollo, el cerdo o la ternera; eso nos permite mantenernos dentro de los parámetros presupuestarios”.”
Prepárate para alcanzar el éxito
Antes de implantar un sistema de seguimiento periódico del inventario, un primer paso es disponer de un conjunto claro de códigos de productos que se vayan a supervisar. Las mejores prácticas recomiendan contar con una guía de pedidos estrictamente controlada: una lista de todos los productos adquiridos a los proveedores, en la que se reflejen íntegramente.
Puede que hacer un recuento completo no resulte práctico, factible o incluso necesario, pero elaborar una lista de productos cuidadosamente seleccionados es una buena opción, aconseja Yochum. Esta lista puede incluir los artículos más caros, tal vez las proteínas o algunos productos frescos. Si el deterioro de los lácteos frescos supone un problema, quizá tenga sentido añadir algunos productos lácteos a la lista.
“Las revisiones semanales del inventario te ayudan a evitar que el dinero se quede parado en las estanterías”, explica. “Si realizas revisiones semanales, solo pides lo que necesitas; además, te ayuda a identificar a quién necesita formación o orientación en lo relativo a los pedidos”.”
Almacenamiento de productos
Las prácticas inteligentes de gestión del almacén son otro pequeño paso hacia el ahorro de costes en el inventario. El modelo de referencia del inventario sin papel consiste en disponer de ubicaciones específicas para cada artículo. Sin embargo, realizar un seguimiento de cada ubicación y cada artículo puede suponer mucho trabajo. Una solución sencilla consiste en reservar ubicaciones específicas para los artículos clave de los que se realiza un seguimiento periódico.
Otra solución es la organización del almacén. Según Dodge, mantener ubicaciones específicas —ya sea en la cámara frigorífica, en el congelador o en la zona de productos secos— donde se almacenan los alimentos agiliza la gestión del inventario.
“Forma a tu personal sobre dónde deben almacenarse los productos, desde el personal que recibe las entregas hasta el personal de cocina”, señala. “Esto no solo agiliza el recuento de existencias, sino que también ayuda a tus cocineros a encontrar los productos y a saber dónde colocar los artículos que no se han utilizado”.”
Otra idea es sincronizar la guía de pedidos y el almacén para garantizar un recuento eficiente. Esta es una práctica que Yochum aplica en Peabody. “Mi encargada de inventario ha configurado su guía de pedidos para que siga el orden en el que almacenamos los artículos en las estanterías y en las cámaras frigoríficas”.”
Análisis de los datos
Recopilar las cifras de inventario es solo una parte del panorama. Analizar y hacer un seguimiento de los datos a lo largo del tiempo puede dar lugar a pequeños cambios que marcan una gran diferencia en los resultados finales. El valor de saber qué hay en las estanterías puede ayudar a identificar aspectos como el desperdicio de productos o el tamaño irregular de las raciones, señala Dodge. Ella combina sus recuentos semanales con un menú cíclico para limitar el desperdicio.
“Nuestros registros de producción nos indican lo que se necesita y nuestro inventario nos muestra lo que se consume cada semana”, afirma. “Nunca quieres quedarte sin existencias, pero tampoco puedes permitirte preparar raciones extra de comida… eso hace que los costes de alimentos y de mano de obra se disparen en un santiamén”.”
En Peabody, el recuento mensual de todos los alimentos y productos de limpieza, además de un recuento semestral de la cubertería y la vajilla, ayuda a detectar fluctuaciones en la cantidad o el coste de los productos. “Si veo cifras que me parecen inusuales en una categoría, hablo con el chef para compensarlo”, afirma Yochum. “Resulta útil utilizar una hoja de control de gastos: cada mes anoto en cada categoría el importe en dólares del inventario que tenemos y, a continuación, deduzco esa cantidad para el mes siguiente”.”
Economía de la oferta
Los precios de los productos suben y bajan con frecuencia, y tanto Yochum como Dodge se resisten a la tentación de seleccionar a los mejores fabricantes o proveedores solo para conseguir el mejor precio. Yochum afirma que compara los precios de los productos dos veces al año, pero considera que los costes de los alimentos se mantienen bastante estables.
Cuando los alimentos se encarecen debido a la disponibilidad estacional o al mal tiempo, es necesario buscar opciones más económicas, y las revisiones periódicas del inventario y los precios lo pondrán de manifiesto, señala. “Pero lo importante no es ahorrar unos céntimos, sino servir comida que guste a los residentes”.”
Para Dodge, mantener un único proveedor resulta beneficioso en varios aspectos. Cambiar de proveedor podría suponer la necesidad de modificar las recetas o las formulaciones nutricionales, además de generar múltiples facturas que habría que gestionar a través de los procesos de facturación y contabilidad. En definitiva, afirma, se trata de una cuestión de eficiencia y coherencia.
“Cuando el sistema de inventario funciona sin problemas, me permite ser el tipo de líder que necesito ser”, señala Dodge. “Puedo dedicar más tiempo a reunirme con los residentes, supervisar la línea de bandejas y consultar con mi equipo”.”
