A medida que los hospitales, los centros de cuidados especializados, las residencias para personas mayores y otras organizaciones sanitarias siguen haciendo hincapié en la reducción de costes, se pide a los directores de servicios de alimentación y nutrición que busquen formas de ahorrar en todos los aspectos de su actividad. El primer ámbito en el que estos directores suelen buscar recortar gastos suele ser el presupuesto destinado a la alimentación.
Pero puede que no estén prestando suficiente atención, afirma Dana Fillmore, dietista titulada y directora del segmento sanitario de Gordon Food Service. “El verdadero coste de la comida va más allá del precio que figura en la factura”, afirma. “Es todo lo que conlleva llevar un plato hasta la mesa del cliente”.”
Esto incluye los costes de mano de obra, de preparación, de equipamiento, de servicio, de residuos y otros. Todo ello conforma el coste por plato, la mejor medida de lo que realmente estás gastando para ofrecer tu producto —y la cifra final en dólares que debes analizar cuando busques formas de ahorrar—.
Para controlar tu presupuesto de alimentación, es necesario evaluar y analizar todos los aspectos de tus costes operativos. Utilizarás los datos que recopiles para identificar posibles oportunidades de ahorro y marcar el camino hacia mejoras.
Compras inteligentes
El primer paso para optimizar el coste de tus placas es maximizar el cumplimiento de tu contrato de compra de alimentos. Si formas parte de una organización de compras colectivas (GPO), conoce los incentivos de tu contrato y esfuérzate por alcanzarlos. Por ejemplo, si tu objetivo es que el 85 % de las compras se realicen según el contrato y estás por debajo de esa cifra, empieza a investigar para averiguar por qué. Pasar al siguiente nivel puede reportarte valiosos descuentos y recompensas.
“Si tienes algún incentivo para comprar una determinada marca de pollo o un mayor volumen de productos de marca propia, aprovéchalo”, recomienda Fillmore. Analiza tus compras mensualmente. Fíjate en los gastos más elevados que no están incluidos en el contrato. ¿Existen alternativas adecuadas incluidas en el contrato que podrías comprar en su lugar? Cuanto más cumplas con tu contrato, mayores serán los ahorros.
También deberías racionalizar el abastecimiento y la compra de productos para aumentar la eficiencia y eliminar el despilfarro. Analiza la distribución de los gastos en distribuidores. ¿A cuántos proveedores compras y cuánto tiempo te lleva gestionar múltiples pedidos, facturas y envíos? Y plantéate si esas compras a terceros merman tus objetivos de cumplimiento contractual. Lo mismo ocurre con los productos: ¿estás comprando el mismo pollo de dos marcas diferentes?
La reutilización de los productos puede ser otra forma de ahorrar dinero. “Planifica tu menú de manera que puedas utilizar los productos que compras en múltiples preparaciones”, sugiere Fillmore. “Las espinacas compradas para una ensalada también podrían utilizarse en lugar de la mezcla de lechugas de primavera como base para un plato de salmón”. Aprovechar los productos en diferentes partes del menú puede suponer un ahorro considerable en el conjunto del mismo.
El panorama de los ingresos
Crear fuentes de ingresos adicionales puede ayudarte a reducir tus costes generales. Los servicios de catering, las opciones de comida para llevar, los quioscos de café y aperitivos y los conceptos de tienda de conveniencia generan ingresos que pueden utilizarse para compensar los costes.
También es importante tener en cuenta los ingresos no percibidos a la hora de analizar tu presupuesto total para comida. “Se trata de servicios que prestas y por los que no recibes ningún reembolso”, afirma Fillmore. Entre ellos pueden figurar las comidas de cortesía para los huéspedes, los aperitivos gratuitos, las comidas para reuniones y actividades, y los descuentos para empleados.
Debes llevar un control de los ingresos no percibidos, ya que forman parte de tus costes y eres responsable de ellos. Llevarlos controlados te permite separarlos en tu presupuesto y dejar claro a la administración su impacto en el resultado final.
Los datos sobre ingresos también pueden impulsar cambios en los procesos y las políticas que reduzcan los costes. Por ejemplo, si se detecta que el importe en dólares o la variación mensual de las existencias en tienda suponen un problema, hay que plantearse formas de hacer que este gasto sea más manejable y predecible, como reforzar las directrices de uso con el personal de tienda.
Herramientas operativas
La reducción de residuos es una medida operativa que puede repercutir positivamente en tu presupuesto para alimentos. Cuanta menos comida se tire antes de que llegue al cliente, menor será el coste por plato. Anima al personal a centrarse en reducir el desperdicio de alimentos y plantéate la adquisición de nuevos equipos y la implantación de nuevas políticas que reduzcan los gastos de energía y agua.
También deberías plantearte utilizar una herramienta como Gordon Culinary Pro, lo que te permite ahorrar tiempo y dinero al, entre otras cosas, crear menús, recetas de elaboración y pedidos por ti. Del mismo modo, Inventario de Gordon – nuestro programa informático propio de gestión de existencias, que puede ayudarte a ahorrar al reducir al mínimo el desperdicio, el deterioro, los robos y el exceso de existencias
Es posible que la mayor oportunidad de ahorro resida en su mayor gasto operativo: la plantilla. La mano de obra suele representar el 50 % o más del presupuesto de los servicios de restauración en el sector sanitario, por lo que gestionar los costes laborales es fundamental para maximizar sus resultados.
Seguimiento y gestión de tu presupuesto
No se puede gestionar lo que no se mide, por lo que es fundamental documentar y realizar un seguimiento de los factores mencionados anteriormente, así como de los costes, tales como los de alimentación, productos no alimentarios y suplementos por día y residente (en cuidados de enfermería especializada) y el coste neto por día, además del importe medio de las transacciones minoristas.
Puede que esto te resulte abrumador, así que empieza por documentar unos cuantos costes y procesos cada vez. Es posible que tú (o alguien de tu organización) ya estéis recopilando algunos de estos datos; solo tenéis que desarrollar un sistema para poder gestionarlos adecuadamente.
Amy Buehrle Light, dietista titulada, desarrolló dicho sistema en su cargo de especialista en tecnología alimentaria y nutricional en Genesis HealthCare, uno de los mayores proveedores de asistencia sanitaria para casos agudos del país. (En 2017, Genesis se asoció con la empresa de gestión de contratos sanitarios Healthcare Services Group, donde Light ocupa actualmente el cargo de dietista corporativa.)
Light y su equipo recopilaron datos sobre la compra de alimentos de 15 centros de cuidados de enfermería especializada de Genesis y crearon una hoja de cálculo en la que se comparaban esos datos con los datos regionales y de toda la empresa. La consolidación de los datos en un único lugar permitió a los responsables identificar anomalías y realizar cambios operativos específicos para cumplir los presupuestos destinados a la alimentación y mejorar el cumplimiento de las normas del programa.
Los datos impulsan la mejora
“Tras cuatro meses utilizando la herramienta, el primer grupo de 15 centros logró una reducción del 2,7 % en el coste de la alimentación por día de hospitalización”, informa Light, quien afirma que la herramienta podría ampliarse fácilmente para incluir otras categorías de gastos, como la mano de obra, los suministros y los suplementos.
Puedes crear tu propio sistema para medir y hacer un seguimiento de los datos, ya sea mediante una hoja de cálculo o en cualquier otro formato. Puedes hacerlo tan sencillo o tan complejo como quieras. Lo importante es empezar ya para controlar mejor tu presupuesto.
El proceso que utilizó Genesis es un ejemplo de análisis comparativo: la comparación de los procesos empresariales y los indicadores de rendimiento de una empresa, tanto con sus propios datos como con los de otras empresas. La evaluación comparativa te permite saber cómo te va en comparación con tus homólogos y con tu propio trabajo anterior.
Utiliza los datos que recopiles, supervises y compares para tomar decisiones sobre dónde y cómo reducir costes. Los datos deben servirte de punto de partida para pasar a la acción, impulsándote a desarrollar y aplicar las mejores prácticas que reduzcan los costes por plato y maximicen tu comprensión y control del presupuesto total destinado a alimentos.
Programas de evaluación comparativa
La Asociación de Servicios de Alimentación Sanitaria (AHF) y la Asociación de Profesionales de la Nutrición y los Servicios de Alimentación (ANFP) ofrecen a sus miembros soluciones gratuitas de análisis comparativo. Para más información, visita:
- AHF: healthcarefoodservice.org (ideal para hospitales con servicio de restauración propio y residencias de la tercera edad)
- ANFP: anfponline.org (solo para centros de cuidados de enfermería especializada)
4 reglas básicas sobre los datos
- Hazlo: Si aún no recopilas datos, empieza ya.
- Analízalo: No te limites a recopilarla, analízala.
- Ponte manos a la obra: Aprovecha la información que te aportan los datos para generar un cambio.
- Repítelo: Haz que esto sea un proceso continuo para lograr una mejora constante.
