La mascota de la Universidad de Ashland es el águila, símbolo de fuerza. Siguiendo ese espíritu, el programa de restauración de la universidad despliega sus alas y recurre a su servicio de catering para llenar el calendario con más de 1.700 eventos al año. Se trata de una iniciativa que se basa en la capacidad de atraer a grupos de estudiantes y no estudiantes externos al campus para que utilicen las instalaciones y los servicios de restauración del campus.
Al frente se encuentra Carrie Gough, directora auxiliar de marketing y catering de Ashland, que combina a partes iguales el trabajo duro, la organización y la creatividad para gestionar el programa. Se trata de cualidades que ha desarrollado durante los cinco años que lleva trabajando en Ashland y en sus puestos anteriores en una empresa de viajes de ocio y al frente de una empresa de organización de eventos. En resumen, compaginar tantas actividades no es un circo, sino el pan de cada día.
Ya sea para organizar el catering de eventos benéficos en el campus, acoger a clubes y organizaciones o celebrar fiestas para conocer gente, Gough y su equipo facilitan la decisión a los posibles clientes: «Díganos qué necesita y nosotros nos encargamos del resto». Tanto si los clientes son el Senado Estudiantil como los Caballeros de Colón locales, lo único que tienen que hacer es presentarse y disfrutar.
“Si una asociación de fraternidades quiere organizar un té para madres, estamos preparados para poner en marcha ese evento”, afirma Gough. “Ofrecemos servicio de catering tanto para grupos de tan solo cinco personas como para eventos con más de 1.000 asistentes”.”
Servicios de catering sin preocupaciones
Es precisamente esa promesa de tranquilidad la que hace que la agenda de Gough en el sector del catering esté siempre llena. Al garantizar a los clientes que se satisfarán todas sus necesidades, consigue que todo tipo de organizaciones reserven el Centro de Convenciones y las salas de reuniones del campus.
Su equipo está formado por personal de supervisión, camareros, equipos de reparto y montaje, además de servicios de apoyo: entre 70 y 80 personas, dependiendo de las necesidades de cada temporada. Gough cuenta con tres supervisores a tiempo completo y dos a tiempo parcial para gestionar todos los eventos. Cada supervisor es un profesional cualificado del sector de la hostelería, y muchos de ellos comenzaron como camareros y aprendieron el oficio desde cero.
“Contar con supervisores competentes facilita que la gente se anime a utilizar las instalaciones de nuestro campus”, admite Gough. “Su trabajo consiste en ser el responsable máximo de cada evento”.”
Actúan como enlace entre el organizador del evento y el resto de personas implicadas. Los supervisores y sus equipos pueden proporcionar mesas, sillas, manteles, vajilla, comida y mucho más, incluyendo el DJ, el fotógrafo y, previo pago, servicios técnicos audiovisuales e informáticos. Están preparados para trabajar tanto dentro como fuera del campus, pero hay un incentivo que hace que los eventos se celebren en las instalaciones del campus: el uso de las instalaciones es gratuito cuando se contrata al servicio de restauración del campus para servir el desayuno, el almuerzo o la cena.
Aprovechar los descuentos
Gough recurre a sus habilidades de liderazgo en la organización de eventos para que todo salga bien. Al ser un equipo autónomo, el servicio de catering puede funcionar como una empresa, con la ventaja de disponer de las salas de reuniones, los salones de banquetes y las zonas de convenciones de la universidad. Para los grupos de estudiantes y las organizaciones del campus, el servicio de catering ofrece un descuento en la comida y las bebidas que provienen de Ashland Dining Services; además de la entrega gratuita, no se aplican gastos de gestión ni impuestos. Los eventos celebrados fuera del campus están sujetos a un impuesto estatal, una comisión de servicio del 12 %, una tarifa de entrega fuera del recinto en función del kilometraje, así como al coste total de la comida y las bebidas.
“El programa de servicios de restauración forma parte de nuestro equipo de producción”, afirma Gough. “Cuando reservamos fiestas o eventos, se lo notificamos a través de nuestro sistema de recetas y inventario para facilitar el proceso de pedidos”.”
Los eventos pueden ser de todo tipo, desde una venta benéfica de donuts en el pasillo de un edificio hasta una boda en el césped del campus. A juzgar por la demanda, se trata de un sistema eficaz: en algunos casos, los eventos se reservan con dos años de antelación.
A veces surgen eventos inesperados, como un almuerzo para 30 personas que se quedaron en el campus más tiempo del previsto o, durante la campaña electoral de 2016, la visita del candidato a la vicepresidencia Mike Pence. Gough los denomina “eventos improvisados”, y ese en concreto obligó a su equipo a colaborar con el personal del Servicio Secreto para sacar adelante la tarea.
Una solución a medida
Otra forma en la que Ashland atiende a los estudiantes que viven fuera del campus es a través de un innovador programa de compra de alimentos llamado «The Eagle’s Marketplace». Este servicio en línea ofrece productos frescos, comestibles y carne, que se pueden recoger en tienda o recibir a domicilio. Los estudiantes con poco tiempo pueden iniciar sesión, hacer un pedido, pagar con su tarjeta de comidas y recibir los alimentos sin coste alguno en su residencia o apartamento del campus.
Los compradores pueden recorrer los pasillos online y elegir entre más de 10.000 artículos, que incluyen desde bebidas y panes hasta productos de charcutería y bandejas para fiestas. ¿Necesitas una sola cebolla o una caja de Pop-Tarts? No hay problema: es como ir de compras al supermercado del barrio. La página web también muestra novedades y ofertas semanales. Además, ofrece listas de la compra sugeridas y acepta sugerencias de productos que a los estudiantes les gustaría encontrar en el catálogo.
Todo esto requiere mucha comunicación. El equipo de catering de Gough proporciona a las organizaciones estudiantiles folletos en los que se promocionan los servicios disponibles. Además, utiliza los tablones de anuncios y la señalización repartidos por el campus, así como las pantallas de televisión del campus y el portal en línea de la universidad, donde se pueden consultar los menús, la información sobre los locales, una sección de preguntas frecuentes y los datos de contacto.
“A la hora de llegar a personas fuera del campus, utilizamos las redes sociales y hemos estado probando anuncios en los que hay que hacer clic y Google AdWords”, afirma Gough. “Pero nuestra herramienta más importante es nuestro servicio de atención al cliente y nuestra base de datos: si tratamos bien a la gente, volverá una y otra vez”.”
Un servicio de catering para triunfar
Según Gough, el éxito en el sector del catering comienza por desarrollar el liderazgo en cada paso del camino. Este es su proceso de tres pasos:
- Ocúpate de todo el papeleo, infórmate sobre la experiencia de cada candidato, responde a sus preguntas y explícales cuáles son tus expectativas.
- Una vez contratados, imparte formación sobre los conceptos básicos. Muéstrales las instalaciones y déjales observar el funcionamiento del programa, así como el montaje o desmontaje de un evento.
- Pídeles que hagan un simulacro de montaje o que acompañen a un equipo de catering para que vean en qué consiste el trabajo.
El objetivo: Formar a los empleados para que sean capaces de trabajar de forma autónoma, comprendan la identidad de marca del servicio de catering y la reflejen en su trabajo sin necesidad de pedir ayuda.
Atraer a gente nueva
Los servicios de comedor de las universidades y centros de enseñanza superior siempre buscan formas de llegar a los estudiantes que viven fuera del campus. Aquí tienes algunas ideas:
Practica el poder de las palabras. Utiliza palabras como “fresco”, “local”, “ecológico”, “de comercio justo”, etc., para destacar las cualidades más atractivas de los alimentos que sirves.
Crear un banco de alimentos. Poner a disposición de los estudiantes que vivan fuera del campus y se registren a través de una aplicación un número determinado de créditos de comida no canjeados, que se asignarán por orden de llegada.
Camiones de comida. Ofrecer la comida del campus en la calle. Esto se puede hacer mediante un food truck gestionado por el campus o a través de una empresa privada.
