Como dice el viejo refrán, la unión hace la fuerza. Este es claramente el caso de las organizaciones de compras colectivas (GPO), que agrupan a centros educativos (o grupos de centros) y utilizan su poder de compra colectivo para conseguir precios más bajos en los productos que adquieren. Muchos centros educativos ya lo hacen a la hora de comprar libros de texto y material escolar, y cada vez son más los que recurren a las GPO para reducir los costes de los servicios de restauración.
Dado que cada dólar cuenta, los precios más bajos son una ventaja clara de participar en un GPO, afirma Kevin Crampton, vicepresidente de Contratación y Desarrollo de Nuevos Negocios de HPS, un GPO de propiedad de sus miembros con sede en Míchigan que presta servicio a más de 3.000 organizaciones en nueve estados. Sin embargo, es importante que los centros educativos formen parte de un grupo de compra capaz de satisfacer sus necesidades específicas y de otorgarles la mayor autonomía posible en la toma de decisiones.
“Para garantizar que se tengan en cuenta las necesidades individuales, HPS crea comités regionales de alimentación escolar formados por directores de servicios de restauración que forman parte de su red de miembros”, afirma Crampton. “Uno de los aspectos más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de plantearse las compras colectivas es la capacidad de mantener la propia identidad”.”
La estructura de los comités regionales crea un sistema democrático en el que todos los colegios del grupo colaboran entre sí, pero conservan su individualidad a la hora de realizar los pedidos. Si para tu distrito es importante servir okra, explica Crampton, el sistema de comités permite que se escuche tu opinión. Y, si otro colegio de tu grupo también necesita okra, combinar dos pedidos pequeños en uno grande puede suponer un ahorro.
Otras dos cuestiones importantes
Crampton afirma que hay dos factores que cobran especial relevancia a la hora de evaluar si una GPO se adapta a su programa: los costes y la normativa.
Las GPO están pensadas para ahorrar dinero, pero afiliarse a ellas no es gratis. Algunas, como HPS, cobran cuotas de afiliación. Otras tienen una estructura de tarifas que puede consistir en cobrar una cantidad determinada por cada entrega o un porcentaje del importe del pedido.
“Cobramos una cuota a nuestros miembros y, a cambio de ese único pago, tienen acceso a todos nuestros servicios y pueden trabajar en su región para adquirir productos y servicios”, explica Crampton. “Otras organizaciones de compras colectivas (GPO) establecen contratos que pueden resultar ventajosos para algunos centros educativos, pero no para todos los miembros del grupo, por lo que hay que tener cuidado”.”
Y dado que hay que cumplir con normativas federales, estatales, locales e incluso de distrito, es importante cumplir con los requisitos en todos los niveles. Y ahí es donde una GPO puede ahorrar tiempo y esfuerzo en lo que respecta al papeleo. Crampton afirma que HPS se encarga de los trámites de la contratación pública federal, proporcionando un modelo a cada comité regional para que este lo remita a los centros educativos individuales para su aprobación.
“Sigue siendo responsabilidad de cada centro educativo asegurarse de que cumple todas las normas”, afirma Crampton. “Pero colaboramos con nuestro asesor jurídico para presentar a las comisiones un plan que puedan utilizar para recabar opiniones y elaborar la propuesta más adecuada para los afiliados”.”
En resumen, Crampton afirma que la GPO debería encargarse de la parte más ardua a la hora de elaborar un contrato que cumpla con las normas y reglamentos, pero que las escuelas deben seguir actuando como garantes para garantizar dicho cumplimiento.
Tres ventajas de un GPO
Una vez que un centro educativo ha determinado que la estructura de gobierno y los procesos de una GPO son adecuados, la afiliación ofrece una serie de ventajas. Crampton y el informe “Procurement in the 21st Century” (Las compras en el siglo XXI) del National Food Service Institute señalan varias de ellas:
Aumento del poder adquisitivo — Al realizar pedidos de forma conjunta, el distribuidor experimenta un aumento de las ventas que se traduce en un ahorro en los costes gracias a las compras al por mayor. El proveedor también se beneficia, ya que solo tiene que preparar un único paquete de oferta grande en lugar de varias ofertas más pequeñas. Es importante que los colegios prevean sus necesidades de menús con la mayor precisión posible. Una trampa en la que caen muchos centros educativos es abastecerse de un producto solo porque está en oferta. La comida no es una ganga si hay que pagar por su almacenamiento o si acaba desperdiciándose sin llegar a consumirse.
Mayor variedad y calidad en el menú — Al formar parte de un grupo de compra más amplio, los descuentos pueden hacer que los productos nuevos o de mejor calidad se ajusten a tu presupuesto. “Una solicitud de propuestas (RFP) permite que, además del precio, otros factores determinen el proceso de selección”, afirma Crampton. “Podemos tener en cuenta aspectos como la calidad del producto o las preferencias de los alumnos”.”
Ahorro en mano de obra y costes — Las GPO suelen trabajar con distribuidores principales, como Gordon Food Service. Esto se traduce en menos entregas que puedan entorpecer el funcionamiento de la cocina, menos facturas y menos cheques que extender.
Principales inconvenientes de un GPO
Acuerdo de afiliación — Los colegios consiguen mejores precios si optan por comprar en grandes cantidades en lugar de variedad, por lo que es importante que los miembros se pongan de acuerdo en productos similares. “Revisa siempre la lista de ofertas y asegúrate de que incluya los artículos que deseas”, afirma Crampton. “Los alumnos no estarán contentos si no puedes servirles sus platos favoritos”.”
Capacidad de entrega y almacenamiento — Con las organizaciones de compras agrupadas (GPO), un centro educativo puede recibir menos entregas con cantidades mayores, lo que puede plantear problemas de almacenamiento. “Aprovecha la influencia que tiene tu GPO ante el distribuidor para que el pedido mínimo de entrega se ajuste a la cantidad que necesitas”, afirma Crampton. “Trabajar con Gordon Food Service ofrece a los centros educativos una gran flexibilidad para satisfacer sus necesidades de entrega y almacenamiento”.”
Pedidos mínimos por caja — Algunas organizaciones de compras grupales (GPO) exigen un número mínimo de unidades para poder participar en una licitación. Esto significa que es posible que no puedas incluir artículos de temporada o especiales, a menos que los colegios que forman parte de la asociación estén de acuerdo.
¿Unirse o no unirse?
Es posible que las organizaciones de compras agrupadas (GPO) no sean la opción ideal para tu distrito, por lo que es fundamental sopesar todas las ventajas y los costes. Todo, desde los plazos de entrega hasta los productos disponibles, pasando por la capacidad de satisfacer las necesidades nutricionales y dietéticas de tu centro educativo, puede influir en la decisión. Tu especialista en desarrollo de clientes de Gordon Food Service puede ayudarte a explorar las GPO de tu zona y asesorarte sobre si un programa se ajusta a tus necesidades.
