El proceso de licitación es una parte fundamental de las operaciones de restauración en muchos centros educativos. Puede resultar complejo, llevar mucho tiempo y generar una gran cantidad de papeleo. Sin embargo, existen formas de hacer que el proceso sea más eficiente y de obtener mejores resultados para tu sistema educativo.
Ahora que la temporada de licitaciones está a punto de comenzar, aquí tienes algunos consejos importantes que debes tener en cuenta.
1. Utiliza una solicitud de propuestas (RFP) para incluir en tu proceso de evaluación los servicios de valor añadido, la calidad, la estabilidad financiera y otros factores.
El proceso de solicitud de propuestas (RFP) constituye un auténtico análisis competitivo de los distribuidores, ya que amplía la comparación más allá del precio. Por lo general, los distritos escolares asignan puntos a diferentes factores del servicio de restauración que consideran importantes; por ejemplo, 40 puntos al precio, 25 a la capacidad operativa, 10 a la atención al cliente, y así sucesivamente. Los distribuidores que obtienen más puntos se adjudican el contrato.
“Cada distrito escolar debe utilizar el tipo de licitación que mejor se adapte a sus necesidades”, afirma Jonathon Fillmore, director del departamento de licitaciones de Gordon Food Service. “Pero, en general, las solicitudes de propuestas (RFP) ofrecen a los centros educativos mayor libertad y flexibilidad. Muchos distritos buscan establecer una relación de colaboración con un distribuidor, alguien en quien puedan confiar para que les preste asistencia en todos los aspectos de su gestión de servicios de restauración, desde la planificación de menús hasta las herramientas de marketing, las ferias gastronómicas y la gestión de los costes alimentarios. Las RFP permiten a los centros educativos evaluar el panorama general”.”
No hay forma de que un distrito tenga en cuenta estos servicios en una convocatoria de licitación (ITB). Sin embargo, pueden tener un impacto enorme en la eficiencia de una operación, en las tasas de participación y en los resultados económicos. Las solicitudes de propuestas (RFP) permiten a los centros educativos evaluar el valor global, lo que puede mejorar sus márgenes de forma mucho más significativa que el precio más bajo de una caja de ketchup.
2. Asegúrate de que toda la información esté completa y sea correcta.
Aunque parezca obvio, el proceso de licitación puede resultar complicado y es fácil que se pasen por alto algunos detalles. Los centros educativos tienen tantas prisas que, en ocasiones, no llegan a realizar una revisión final de sus pliegos de condiciones antes de distribuirlos. Algunos centros envían el mismo pliego año tras año, sin actualizarlo para tener en cuenta los cambios. Por desgracia, pueden acabar dedicando más tiempo a resolver problemas a posteriori de lo que les habría llevado revisar la solicitud de licitación desde el principio.
3. Sé lo más concreto posible sobre lo que quieres.
Existe la idea de que, cuanto menos específicas sean las escuelas en sus licitaciones, mejores precios obtendrán. Esto puede ser cierto: si solicitan una hamburguesa de pollo genérica, por ejemplo, es probable que consigan un precio muy bajo, pero puede que a sus alumnos no les guste.
4. Incluir los requisitos del USDA relativos a los productos básicos.
Los centros educativos que soliciten precios de productos básicos del USDA pueden facilitar el proceso de licitación: asegurándose de incluir la redacción adecuada según las directrices estatales y federales, identificando los productos específicos del USDA para los que se solicitan los precios y definiendo claramente cualquier información adicional sobre los precios del USDA que se requiera en la cesta de la compra de la licitación (por ejemplo, el precio de venta del producto básico y el método de traspaso del valor).
¿Eres cliente actual? Consulta más información sobre los requisitos del USDA en materia de productos básicos en la última edición de Food Elements..
5. Cumple todas las directrices estatales y federales.
Los distritos deben asegurarse de cumplir todas las directrices estatales y federales, no solo las relacionadas con el USDA. Algunos estados cuentan con normativas muy específicas en relación con el proceso de licitación, que pueden llegar incluso a incluir la revisión por parte del estado de las convocatorias de licitación (ITB) y las solicitudes de propuestas (RFP). Infórmate sobre la normativa vigente en tu zona antes de que comience el proceso de licitación.
6. Enviar y recibir ofertas por vía electrónica.
El envío y la recepción de ofertas por vía electrónica es la forma más eficiente, tanto en términos de tiempo como de recursos, de agilizar y gestionar el proceso.
7. Se debe prever un plazo mínimo de 21 días laborables para la presentación de las ofertas.
“Es muy importante dar a los distribuidores tiempo suficiente para preparar una oferta exhaustiva”, afirma Fillmore. “Los fabricantes y proveedores suelen necesitar 10 días laborables para preparar sus respuestas. Los distribuidores necesitan más o menos el mismo tiempo para analizar a fondo la licitación y conseguir los mejores precios. Además, hay que contar con un par de días de tránsito hasta que llega al distrito escolar. Lo ideal es disponer de un plazo de al menos 21 días laborables”.”
8. Deja tiempo para las preguntas.
”Algunas escuelas especifican en la licitación que aceptarán comunicaciones por escrito hasta una fecha determinada», afirma. Hacerlo ayudará a minimizar las dificultades que supone responder a solicitudes de licitación incompletas.
9. Hay que prever un plazo de al menos dos meses entre la adjudicación de la licitación y el primer pedido.
Si estás cambiando de distribuidor, es imprescindible contar con un plazo mínimo de dos meses para garantizar que la puesta en marcha del centro escolar sea un éxito. Pero incluso si tu distribuidor actual se queda con el contrato, seguirá necesitando tiempo para incorporar nuevos artículos, ajustar los niveles de existencias y organizar los nuevos puntos de entrega.
Este artículo se publicó por primera vez en Zona de restauración, una publicación dirigida a clientes del sector educativo.
