Ahora que ya tienes se optó por una solución tecnológica, el siguiente paso es ponerlo en práctica.
No importa qué solución tecnológica hayas elegido. Ya sea una plataforma de gestión de redes sociales, un software de programación, un sistema de punto de venta (POS) o cualquier otra cosa, los principios básicos de la integración siguen siendo los mismos. Sigue estos seis pasos y tu nueva tecnología estará lista y funcionando en un abrir y cerrar de ojos.
1. Nombrar a un responsable de tecnología
El primer paso es designar a una persona de tu equipo para que asuma el cargo de responsable tecnológico. Esta persona se encargará de la formación, la comunicación, la resolución de incidencias y todo lo relacionado con esa tecnología. Si vas a implementar varias soluciones, designa a varios responsables.
Al designar a una persona de contacto, se fomenta la responsabilidad, se consigue la implicación del personal y se promueve el desarrollo del liderazgo. Además, esto te permite centrarte en tu negocio en lugar de en la tecnología. Sin alguien que desempeñe esta función, la implementación de la solución será, en el mejor de los casos, difícil y, en el peor, un fracaso, y acabarás atascado en su gestión.
2. Establecer relaciones sólidas con los proveedores
Como responsable, has elegido la solución tecnológica y has asumido el liderazgo. Ahora, debes presentar a tu responsable tecnológico a los socios de soporte del proveedor y animarles a establecer una relación sólida. Tu responsable debe saber a quién del equipo del proveedor debe dirigirse para la incorporación, la formación continua y la resolución de problemas. Es probable que el proveedor cuente con diferentes personas encargadas de estas tareas y tu responsable debe conocerlas a todas.
3. Poner en marcha la formación y la documentación de los responsables de ventas
Tu responsable tecnológico debe conocer todos los entresijos del uso de la tecnología antes de que se implante en el resto del equipo. Dedícale tiempo de entre sus tareas habituales para que pueda formarse y practicar su uso. Durante la formación, explícale los objetivos empresariales que persigues con la solución y asegúrate de que tu responsable pueda comunicar con precisión dichos objetivos al resto del equipo.
Además, forma a tu responsable de tecnología para que documente aspectos de la tecnología que no estén incluidos en lo que ha proporcionado el proveedor. Esta documentación debería incluir lo que funciona y lo que no, las actualizaciones o modificaciones realizadas, así como consejos y trucos que faciliten el uso de la tecnología. Un ejemplo podría ser la implantación de un sistema de punto de venta, pero decidir no utilizarlo para el tratamiento de datos. Si tu responsable de tecnología pasa a desempeñar otra función o cambia de trabajo, no te quedarás con un vacío de conocimientos ni tendrás que afrontar una curva de aprendizaje demasiado pronunciada.
4. Establecer un ciclo de retroalimentación
Establece reuniones periódicas con tu responsable de tecnología. Aprovecha ese tiempo para hablar de cómo la solución tecnológica te está acercando o alejando de tus objetivos. Estas reuniones deberían celebrarse con mayor frecuencia durante la fase de lanzamiento y, si surgen problemas, para seguir avanzando de forma positiva.
5. Explica el “porqué”
Empieza por hablar con tu personal. Si no comprenden por qué estás implantando la solución tecnológica, es menos probable que los empleados la adopten. Como parte de tu explicación de los motivos, asegúrate de explicarles los beneficios que les reportará. A continuación te ofrecemos algunos ejemplos de tecnologías y sus beneficios que puedes mencionar para que te hagas una idea de qué decir.
Sistema de punto de venta basado en la nube
“Vamos a implantar un sistema de punto de venta basado en la nube para poder gestionar los productos más rápidamente y para que podáis tomar los pedidos en las mesas, lo que reducirá vuestra carga de trabajo y mejorará la experiencia de los clientes. Y una mejor experiencia de los clientes podría traducirse en mejores propinas”.”
Programa de gestión de redes sociales
“Piensa en cómo te gusta interactuar en las redes sociales. Hemos incorporado un programa de gestión de redes sociales para poder comprender mejor a nuestros huéspedes e interactuar con ellos de la forma en que ellos prefieren comunicarse”.”
Software de planificación
“Hemos incorporado un programa de gestión de turnos para que te resulte más fácil consultar, cambiar y añadir turnos”.”
Cualquier nueva solución tecnológica tendrá un impacto en tus huéspedes en mayor o menor medida. En el caso de cualquier solución que tenga un efecto directo, también se debe comunicar a los huéspedes el “porqué”. Define cuál es ese “porqué” y haz que el personal de recepción lo incorpore a su saludo. Ten en cuenta que este “por qué” debe centrarse en las ventajas que supone para el huésped y, por lo tanto, diferirá del “por qué” para tus empleados.
6. Formar al equipo
La mayoría de los paquetes tecnológicos incluyen la formación y la incorporación del personal, pero a veces esto requiere una inversión adicional. Aunque hay que hacer todo lo posible por controlar los costes, este es un ámbito en el que conviene invertir. Considera la formación como una inversión. Y, dada la rotación de personal en nuestro sector y el ritmo al que evoluciona la tecnología, es una inversión que tendrás que realizar de forma continua.
Durante la formación del equipo, tu responsable de tecnología debería compartir todas las buenas prácticas que tu proveedor haya recopilado de otras operaciones. Si no se facilita esta información, es responsabilidad de tu responsable ponerse en contacto con el proveedor para obtenerla.
Como responsable, incorporarás la tecnología a tu negocio de restauración para mejorar el rendimiento de la empresa y la interacción con los clientes. La clave no solo estará en seleccionar la solución tecnológica adecuada, sino también en implementarla. Sigue los pasos anteriores y aumentarás tus posibilidades de lograr una integración satisfactoria.
