A medida que el mercado laboral se vuelve más competitivo y el cambio generacional a escala mundial sigue repercutiendo en toda la población activa, las empresas se enfrentan a retos cada vez más complejos en materia de dotación de personal. El sector de la restauración no es una excepción. La Oficina de Estadísticas Laborales informa de que la tasa de rotación de personal del sector superó el 72 % en 2016. Esta cifra incluye al personal directivo; es razonable suponer que el porcentaje sería mucho mayor en el caso de los empleados remunerados por horas.
Un estudio de la Universidad de Cornell calcula que el coste de la rotación de personal en el sector de la hostelería asciende a más de $5.800 por empleado. Así pues, un restaurante que tiene que sustituir a tres cuartas partes de su plantilla cada año —la media del sector— está perdiendo una parte importante de su rentabilidad en la búsqueda, contratación y formación de nuevos empleados.
La combinación de la tasa de rotación y el coste de la rotación por empleado exige un plan nuevo y documentado para gestionar la mano de obra: un plan de dotación de personal.
La forma SMART de planificar
Los operadores están acostumbrados a elaborar planes documentados para respaldar el desarrollo de menús, la organización de eventos, la ampliación de franjas horarias y otros objetivos empresariales. La idea de crear un plan de este tipo para la dotación de personal es nueva para muchos operadores. Sin embargo, las razones a favor de un plan de dotación de personal son evidentes, a la vista de las cifras citadas anteriormente. Un plan anual de dotación de personal bien elaborado impulsará las ventas al garantizar una experiencia constante para los clientes, aumentará la rentabilidad y mejorará la experiencia de los clientes.
Para que sea realmente eficaz, tu plan anual de dotación de personal debe basarse en los criterios SMART. Debe ser específico, medible, alcanzable, realista y con plazos definidos. Además, debe incluir, como mínimo, estos tres componentes clave del proceso de dotación de personal: contratación, incorporación y retención/motivación.
Específico
Tu plan debe establecer objetivos muy concretos para cada uno de los tres componentes clave (y cualquier otro que decidas incluir). Además, identifica a los “responsables” que se encargarán de cada uno de los pasos del plan, indicando su función concreta o su nombre. Por ejemplo, el jefe de sala se encarga de contratar a los camareros, el jefe de cocina se encarga de contratar a los cocineros y el director general se encarga de realizar las entrevistas finales.
Cuantificable
Los objetivos que te marques deben ser cuantificables, para que tanto tú como tu equipo podáis hacer un seguimiento del progreso y mantener la motivación. Los objetivos y tu progreso deben compartirse en las reuniones semanales de dirección y publicarse para que todos los vean; lo que se busca es fomentar un enfoque de “estamos todos juntos en esto” ante el reto de la dotación de personal. Deja claro el vínculo entre el rendimiento y los logros expresando el progreso en términos de ahorro o beneficio para la organización. Por ejemplo: “Hemos reducido la rotación de personal en un 8 % este trimestre”.”
Alcanzable
A menudo, los operadores se proponen objetivos demasiado ambiciosos cuando empiezan a fijarse metas. El optimismo está bien, pero para que los objetivos tengan éxito deben ser alcanzables. Si tu tasa de rotación de personal en la zona de cocina (BOH) se sitúa actualmente en el 84 %, es poco probable que consigas reducirla a la mitad en el plazo de un año. Un objetivo inicial más adecuado podría ser alcanzar una tasa de rotación del 75 %.
Realista
Además de plantearte si tú y tu equipo tenéis la capacidad, las habilidades y el talento necesarios para alcanzar un objetivo, debes determinar si dicho objetivo es realista teniendo en cuenta todas las demás tareas que tienes entre manos. No puedes dedicar todo tu tiempo a perseguir un único objetivo. También debes tener en cuenta las condiciones reales que rodean a tu actividad. Si la tasa de rotación en tu zona es del 70 % y la tuya es superior, un objetivo realista podría ser igualar la media local. Alcanzar nuevos objetivos probablemente requerirá nuevos comportamientos y tácticas, y estos llevan tiempo aprenderlos y ponerlos en práctica; es la trayectoria positiva hacia el nuevo objetivo lo que debes destacar ante tu equipo directivo.
Con plazos concretos
Todo objetivo necesita una fecha límite, para que tengas un plazo en el que centrarte y una guía que te ayude a priorizar tus esfuerzos. Ser concreto con los plazos también ayuda a que los miembros del equipo se exijan mutuamente. Una práctica habitual es fijar objetivos trimestrales, lo que da a las personas tiempo suficiente para completar sus tareas, al tiempo que genera una sensación de logro y de avance hacia el objetivo final.
Elementos clave del plan anual de dotación de personal
Una vez que comprendas los criterios SMART, podrás utilizarlos para “definir” tus objetivos en materia de captación, incorporación y retención/motivación. Este debe ser un proceso colaborativo: reúne a tu equipo para elaborar un plan con el que todos se sientan identificados. Puedes utilizar estas preguntas iniciales para facilitar el proceso de planificación:
Adquisición
- ¿Qué tecnología utilizaremos para facilitar el proceso de adquisición?
- ¿A qué expertos externos recurriremos para que nos ayuden?
- ¿En qué eventos externos participamos actualmente para contratar a nuevos empleados (por ejemplo, ferias de empleo)?
- ¿Qué factores estacionales influyen en nuestro proceso de contratación?
- ¿Hemos tenido en cuenta todos los costes fijos (directos) y variables (indirectos) de la adquisición para determinar las soluciones adecuadas que satisfagan nuestras necesidades?
Incorporación
- ¿Qué tecnología utilizaremos para facilitar el proceso de incorporación?
- ¿A qué expertos externos recurriremos para que nos ayuden?
- ¿Qué estrategias vamos a utilizar para facilitar la incorporación?
- ¿Hemos tenido en cuenta todos los costes directos e indirectos de la incorporación para determinar cuáles son las soluciones adecuadas que satisfagan nuestras necesidades?
Retención/Motivación
- ¿En qué consiste nuestro programa actual de reconocimiento a los empleados?
- ¿Cómo podemos fomentar el comportamiento “adecuado” en nuestros equipos?
- ¿Cómo recompensamos la antigüedad en nuestros equipos?
- ¿Cómo podemos fomentar el compromiso del equipo y facilitar que los empleados participen en la toma de decisiones y en la ejecución de la estrategia?
- ¿Cuánto tendremos que destinar a invertir en la retención y la motivación del personal?
- ¿Cómo transmitiremos nuestra cultura para que los empleados se identifiquen con nuestros objetivos y valores?
No se trata de generar una montaña de papeleo extenso, complicado y muy técnico. Tú y tu equipo queréis resumirlo todo en un documento conciso, fácil de entender y que se pueda compartir sin problemas. No obstante, es recomendable contar con un experto en recursos humanos para aseguraros de que el proceso de planificación y los objetivos se ajusten a la legislación y las directrices vigentes en materia laboral.
Aunque el nuevo panorama laboral parece igual de desconocido tanto para los operadores con experiencia como para los restauradores noveles, una cosa es segura: es necesario adoptar un enfoque estratégico en materia de dotación de personal para desenvolverse en este nuevo terreno.
El contenido de este artículo tiene carácter meramente informativo. La información que figura en él no puede ni debe sustituir el asesoramiento de tus expertos en recursos humanos.
El cambio generacional
El mundo occidental se encuentra inmerso en un cambio generacional que está transformando tanto la composición demográfica como las actitudes de la población activa. Comprender este cambio —así como las nuevas normas y valores de los trabajadores de la generación posterior a los baby boomers— es esencial para elaborar un plan anual de dotación de personal verdaderamente eficaz. Visita el Centro de Ideas en gfs.com/ideas y busca «Generación Z», «Millennials» y «Generación X» para obtener información y consejos sobre cómo contratar, gestionar y retener a estos diferentes grupos.
