Un sistema de punto de venta (POS) es más que una herramienta para recopilar y realizar un seguimiento de los datos. Se trata de un proceso bidireccional: recopila información que puede mejorar el negocio y, al mismo tiempo, ofrece una vía para lograr la satisfacción del cliente. Es por estas dos razones por las que las tabletas y las estaciones que suelen encontrarse en los restaurantes también tienen cabida en el sector sanitario y en las residencias para personas mayores.
El TPV es una puerta de acceso a conocimientos que permiten ahorrar tiempo y dinero. Los datos fundamentales que proporcionan los sistemas de TPV resultan muy útiles para realizar un seguimiento de las compras, gestionar el inventario y planificar los menús. Más allá de esas eficiencias empresariales, está la conexión con el cliente. Solo hay que preguntarle a Justin Ely, chef y responsable de nutrición en Waterford Place, en Jenison (Míchigan), quien utiliza su sistema para supervisar las transacciones en tiempo real y ofrecer a los clientes un vínculo directo con la cocina.
Una de las principales formas de conseguirlo es asegurándose de que la comida llegue a la mesa tal y como se ha pedido, explica Ely. Pone este ejemplo: “Si un residente pide una ensalada, el pedido no se puede completar hasta que la persona que toma el pedido en la mesa marque la casilla correspondiente al aderezo; de esa forma, la ensalada no llegará a la mesa sin estar preparada tal y como se solicitó”.”
Un gestor de menús que te ahorra tiempo
Ely se encarga de supervisar el servicio de restauración para los residentes de las 84 viviendas de vida independiente, las 30 de vida asistida y las 39 unidades de rehabilitación de Waterford. Además, se encarga de proporcionar la comida para eventos especiales y programas de enriquecimiento personal, así como del servicio de catering para las reuniones organizadas por los propios residentes.
Por ahora, el sistema de punto de venta solo se utiliza en el comedor de la comunidad, abierto a los residentes que viven de forma independiente a la hora del almuerzo. “Llevamos un control de los productos que más se venden, cuánto cuestan y cuánto beneficio obtenemos”, explica Ely. Esto le ayuda a elaborar un menú rotativo y platos del día utilizando alimentos que sabe que son populares.
Esto es importante porque los más de 120 residentes disponen de otras opciones para comer en las inmediaciones o pueden prepararse la comida en sus propias cocinas. Ely se esfuerza por hacer que el servicio de almuerzo se parezca lo más posible a la experiencia de un restaurante. Una vez finalizada la comida, el pago se procesa mediante el sistema de punto de venta (POS), que admite tarjetas de crédito, tarjetas regalo o la posibilidad de cargar la cuenta al sistema de facturación “Café Room Charge”.
“Los huéspedes pueden escanear sus tarjetas de identificación directamente en el punto de venta y la información de facturación se envía a una empresa externa que se encarga de los trámites, lo que nos ahorra el tiempo que nos llevaría gestionar las cuentas de las habitaciones”, señala Ely.
Una ventaja en materia de existencias
Según Nick Saccaro, presidente de Quest Food Management Services en Lombard (Illinois), el objetivo de un buen seguimiento de datos es generar eficiencia. Un sistema de punto de venta (POS) no solo permite supervisar qué se vende y qué no, sino que también indica qué productos tienen más demanda en momentos concretos. Quizá las sopas tengan más éxito a la hora del almuerzo que a la de la cena, o los bocadillos se vendan mejor en los meses cálidos que en los fríos. Tal vez sea tan sencillo como vender unas cuantas porciones más de tarta cuando se añade un determinado ingrediente.
Según él, el uso de esa información facilita la gestión del inventario, el almacenamiento, el desperdicio de alimentos y la realización de pedidos.
“Muchas cocinas tienen poco espacio, y el sistema de punto de venta puede ayudar a los usuarios a prever cuánto necesitan y cuándo lo necesitan”, afirma Saccaro. “Eso ayuda a reducir el exceso de producto y a aprovechar al máximo el espacio de almacenamiento”.”
Reducir los costes laborales
Cualquier responsable de cocina sabe que los costes de los alimentos son solo una parte del panorama general. La gestión del personal supone un gran reto. Las cifras que sirven de referencia para el consumo de alimentos también son elementos fundamentales para la gestión del personal.
“Si sabes que los jueves vas a servir un plato muy solicitado, puedes elaborar un plan de personal más preciso para prepararlo y servirlo”, señala Saccaro. “Quizá descubras que el trabajo que supone elaborar un plato se puede reducir utilizando ingredientes ya preparados en lugar de cocinar todo desde cero”.”
Además, un sistema de punto de venta también puede ayudar a gestionar la formación del personal y a evitar errores en el servicio, afirma. “Los datos de los clientes que se recogen, como la información sobre alérgenos y necesidades dietéticas o nutricionales, pueden simplificar el proceso de pedido y de servicio”.”
Una alerta alimentaria, por ejemplo, puede informar a los camareros de las indicaciones médicas en el momento en que se realiza un pedido, evitando así errores que suponen una pérdida de tiempo, desperdicio de comida y ponen en peligro el bienestar del comensal.
El toque personal
En lo que respecta al ahorro de tiempo, Ely afirma que le resulta especialmente útil la función de cuenta atrás que ofrece el sistema de punto de venta. “Si se nos acaba la tarta de arándanos, el camarero lo sabrá directamente en la mesa”, explica. “No hay nada más frustrante que tener ganas de comerte un trozo de tarta y que el camarero vuelva a la mesa para darte la mala noticia de que tienes que replantearte tu pedido”.”
Aumentar la satisfacción en el comedor tiene grandes beneficios, afirma Ely. Mejora el ambiente para todos, desde los comensales, que perciben un servicio de mayor calidad, hasta los empleados, que realizan su trabajo con más confianza.
Por muy útiles que sean las herramientas de recopilación de datos, nada puede sustituir a hablar con los residentes o en el comedor, recuerda Ely. “Utilizamos la información de los puntos de venta que recopilamos para diseñar nuestro menú, pero a mí me sigue gustando ir de mesa en mesa y saludar a los comensales, preguntándoles qué les gusta o qué les gustaría ver más a menudo en el menú”.”
Según él, el sistema de punto de venta ayuda en ese sentido al permitir que los camareros dediquen menos tiempo a tomar pedidos y más tiempo a charlar con los residentes y los huéspedes. “Por muy bueno que sea el sistema de punto de venta, no se puede pasar por alto esa conexión personal”.”
¿Es la opción adecuada?
Los sistemas de punto de venta pueden ayudar a reducir los costes de alimentos y mano de obra y a aumentar la satisfacción de los clientes, pero ¿cómo saber si deberías plantearte adquirir uno? Aquí tienes algunas preguntas que puedes plantearte:
- ¿Ofrecéis planes de comidas a los residentes o a los empleados?
- ¿Buscas formas de optimizar la gestión de los pagos de visitantes y/o residentes?
- ¿Quieres añadir la posibilidad de pagar con tarjeta de crédito y tarjetas regalo?
- ¿Necesitas ayuda para gestionar tu proceso de facturación?
- ¿Quieres analizar tus datos de ventas para optimizar la oferta de tu menú?
- ¿Necesitas ayuda para calcular el beneficio que obtienes con determinados platos del menú?
- ¿Quieres documentar y analizar tu trabajo?
- ¿Quieres mejorar el servicio satisfaciendo las peticiones de comida de tus clientes?
Un sinfín de posibilidades
Funcionalidades, informes e integración: un sistema de punto de venta versátil puede:
- Presenta un documento de identidad con fotografía en el punto de venta.
- Facilitar información confidencial al personal y a los familiares.
- Realizar un seguimiento de la participación en un programa de alimentación.
- Crea planes de comidas personalizables por día, semana o mes.
- Llevar un control de la nutrición, las alertas de alergias y las necesidades dietéticas.
- Facilitar información sobre la cuenta e informes de saldo.
- Elaborar informes sobre el rendimiento de la cocina.
- Simplifica el seguimiento del inventario.
- Aumentar la eficiencia en la gestión de pedidos.
Ponerlo en su sitio
Estos son todos los lugares en los que se puede utilizar un sistema de punto de venta:
- Comedores.
- Cafeterías.
- Tiendas de conveniencia.
- Puntos de café.
- Puestos ambulantes de comida.
- Servicio de catering y eventos especiales.
- Tiendas de regalos.
- Comedores para empleados.
