En el ámbito educativo, prácticamente lo único que no se rige por los datos es el autobús escolar. En el sector de la restauración escolar, los datos marcan claramente el rumbo a la hora de buscar formas de ahorrar y tomar decisiones de compra más acertadas.
La información que recopila a diario un sistema de punto de venta (POS) mientras los alumnos pasan por la cola de la cafetería ofrece una gran cantidad de datos. Como mínimo, un sistema POS registra los datos de ingresos, funcionando como una caja registradora para determinar qué alimentos tienen más demanda. Un sistema más integrado puede hacer de todo: vincularse a las cuentas de los alumnos, realizar un seguimiento del inventario, gestionar recetas, facilitar las compras e incluso proporcionar informes de comidas reembolsables; todo ello facilita la vida a todo el mundo, desde el responsable de cocina hasta el director de servicios de restauración.
Todo empieza al pasar por caja
Cuando los cajeros saludan a los alumnos al final de la cola del comedor, el sistema POS registra cada producto de la bandeja, ya sea la opción de menú A o B o cualquiera de las docenas de productos de la selección a la carta; a continuación, los alumnos pagan rápidamente con una tarjeta magnética o un número de identificación. La propia rapidez de la cola supone un ahorro de costes, ya que reduce el desperdicio al permitir que los alumnos lleguen a la mesa con tiempo suficiente para disfrutar de la comida que han elegido. Pero el sistema POS también recopila datos valiosos sobre la comida que hay en sus platos.
“Los responsables de cocina completan los registros de producción cada día”, afirma Cindy Kanarek-Culver, directora de Nutrición Escolar de las Escuelas Municipales de Marietta, en Georgia. “Llevan un control específico de lo que se ha elaborado y de lo que se ha servido ese día”.”
Según ella, disponer de ese tipo de datos ayuda a la hora de tomar decisiones de compra, y eso es importante para Marietta, que sirve a diario 5.500 almuerzos y 4.000 desayunos a 9.000 alumnos repartidos en 11 centros escolares.
“Podríamos pensar que a los alumnos les gustarán los mini gofres de arándanos que servimos en el desayuno, pero los datos indican que les gusta la canela”, afirma. “Esto nos permite tomar decisiones de compra orientadas al cliente, basadas en las preferencias de los alumnos de cada centro”.”
Análisis de las cifras
Lo más importante de un sistema de punto de venta es la capacidad de generar informes. Así lo afirma Andria Ray, directora de Servicios de Alimentación y Nutrición de las escuelas Hamilton Southeastern, cerca de Indianápolis. Al igual que Kanarek-Culver, ella va más allá de los datos de participación para evaluar el inventario.
“Utilizamos los datos para saber qué hay en stock”, afirma al referirse a las 21 escuelas de su distrito, que sirven alrededor de 200 000 almuerzos al mes. “Si tengo diez cajas de un producto, no voy a pedir más ni a gastar dinero en algo que no vamos a utilizar. De hecho, si un artículo no se vende, sabemos que es hora de buscar otras opciones”.”
A partir de sus cifras de ventas y existencias, Ray puede determinar qué productos tienen mayor demanda. A continuación, compara esos productos con los que figuran en su lista de productos básicos, de modo que pueda ahorrar dinero al adquirirlos con los fondos asignados por el USDA.
«Un sistema de punto de venta puede incluso diseñarse para seleccionar productos básicos por ti», afirma Ken Williams, responsable de productos para educación primaria y secundaria de Horizon Software, un proveedor de sistemas de punto de venta. Cuando se agota el stock, puede avisar al director de servicios de restauración para que realice un pedido a partir de la lista de productos adquiridos por el Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA).
Capacidades para el seguimiento de tendencias
Los sistemas POS también son máquinas del tiempo, afirma Williams, y es fundamental estar atento al calendario y a lo que se sirve cada día. “Si los datos indican que la pizza y los tacos son tus dos productos más vendidos, puedes programarlos de manera que no compitan entre sí el mismo día”.”
«También se puede obtener mucha información comparando los datos de un año a otro», afirma Nick Saccaro, que, como presidente de Quest Food Management Services en Lombard (Illinois), proporciona sistemas de punto de venta a centros educativos. Al encargarse de la gestión in situ de los servicios de restauración tanto en centros de educación primaria y secundaria como en universidades, ha ayudado a los responsables de cocina a identificar datos que van más allá de las ventas y el inventario.
“Hemos observado que los alumnos de secundaria comen de forma más saludable a medida que se acercan el baile de fin de curso o el verano”, afirma. “Eso puede influir mucho en lo que pides durante esos meses”.”
En el ámbito de los centros de enseñanza superior y las universidades, afirma que resulta útil hacer un seguimiento de cuándo acuden los estudiantes al comedor y cuándo no. Si se observa una tendencia a lo largo del tiempo, como una afluencia inmediata tras la misa o al terminar las clases nocturnas, resulta útil para ajustar los horarios del personal, lo que supone un gran ahorro de costes para el servicio de comedor, cuyo horario es menos estructurado que el de la educación primaria y secundaria.
El tiempo es dinero
Hay otras formas en las que los sistemas de punto de venta ayudan a ahorrar en mano de obra. Richard Browder, director de Nutrición Escolar de las Escuelas del Área de Brighton, en Míchigan, afirma que su sistema de punto de venta está integrado con la base de datos de alumnos. Tanto los alumnos como los padres pueden acceder a la información sobre las comidas y realizar pagos electrónicos, lo que ahorra tiempo de contabilidad a su personal, que se encarga de dar de comer a 6.000 alumnos en ocho colegios del distrito. Se realiza un seguimiento en tiempo real de cada producto vendido.
“Si un alumno recibe una comida, lo sabemos y así figura en la cuenta”, afirma. “Esto garantiza que las personas que han pagado por la comida la reciban”.”
Kanarek-Culver afirma que su sistema de punto de venta realiza un seguimiento de las recetas, adaptando las cantidades y ajustando el análisis nutricional con solo pulsar un botón. “¿Podríamos hacerlo a mano? Claro”, afirma. “Pero esto nos ahorra muchísimo tiempo, y la recompensa es que cada céntimo que nos ahorramos en mano de obra se destina a la comida que servimos”.”
Ya sea para ahorrar tiempo con las recetas, simplificar la gestión del inventario o elaborar informes para presentar una solicitud de reembolso, un sistema de punto de venta ahorra tiempo, afirma Kanarek-Culver. Pero el sistema de punto de venta no es más que una herramienta.
”Los informes bonitos no venden almuerzos, sino las personas“, afirma. ”Compro programas informáticos para obtener datos, pero pago a mis responsables para que piensen: tienen que verificar y aprobar lo que les indican los datos para ahorrar dinero y garantizar que el servicio de atención al cliente funcione».”
Los datos y el menú
La magia de un sistema de punto de venta (POS) reside en conseguir que tu pedido sea lo más perfecto posible. Kanarek-Culver utiliza el historial de datos y un menú con un ciclo de dos semanas para lograrlo.
Sus colegios ofrecen cada día dos platos principales calientes y una ensalada. Si el 60 % de los alumnos compra el plato de pollo asiático con arroz, el 30 % el bocadillo de albóndigas y el 10 % opta por la ensalada, ella puede ajustar sus compras y la producción para que reflejen mejor las preferencias de los alumnos en el siguiente ciclo.
4 aspectos de un sistema de punto de venta
«Tu sistema de punto de venta forma parte de un sistema más amplio», afirma Williams. A continuación, te presentamos cuatro ámbitos en los que puede resultarte útil:
- Colección. Llevar un control de las cuentas de crédito de los alumnos y ofrecer un sistema de pago sin efectivo en la cola del comedor.
- Inventario. Crea un inventario permanente para los artículos que entran y salen rápidamente del almacén.
- Planificación de menús. Adapta el menú para incluir alimentos que cumplan los requisitos nutricionales y impulsen las ventas.
- Producción. Planifica la mano de obra en función de si la comida se prepara desde cero o no.
