Tu inventario es el alma de tu restaurante. Está compuesto por todos los suministros necesarios para que tu restaurante funcione, por lo que llevar un control de lo que tienes en stock tiene un gran impacto en tu servicio diario. Aunque puede que haya restaurantes que gestionen su inventario “sobre la marcha”, para llevar un control eficaz del mismo hay que tomárselo en serio. Aquí tienes más información y consejos sobre la gestión de inventario en restaurantes para que puedas alcanzar el éxito:
¿Qué es la gestión de existencias?
La gestión de existencias es el proceso de llevar un control del inventario de tu restaurante para evitar pérdidas y vigilar los beneficios. Hay tres aspectos principales que debes controlar a la hora de gestionar tu inventario:
- Entrada de existencias: Se trata de los suministros que llegan a la puerta de tu restaurante: las materias primas que has pedido a un proveedor.
- Existencias utilizadas: Te interesará llevar un control del inventario que se utiliza durante el servicio. A menudo, puedes hacer este seguimiento comparando las existencias de las que dispones al inicio de un periodo de inventario con las que tienes al final. Lo que, naturalmente, nos lleva a…
- Existencias finales: Se trata del stock que te queda al final de cualquier periodo de seguimiento.
Ahora bien, los periodos de revisión del inventario dependen de ti, pero, en general, los artículos más perecederos y que se agotan rápidamente, como los alimentos, deben revisarse semanalmente. Los materiales como la cristalería, los electrodomésticos y los productos de limpieza pueden revisarse mensualmente o trimestralmente.
¿Por qué es importante?
Hay muchas buenas razones para revisar tu inventario. En un nivel muy básico, la gestión del inventario te ayudará a asegurarte de que siempre tengas a mano los materiales esenciales. Lo último que necesitas es quedarte sin ingredientes clave en plena hora punta. Sin embargo, aquí tienes otras razones por las que conviene llevar a cabo la gestión del inventario en tu restaurante:
- Luchar contra el desperdicio de alimentos: Hasta 10% de alimentos se desperdicia en un restaurante antes incluso de llegar al plato del cliente, lo que perjudica tus beneficios y las prácticas de sostenibilidad de tu restaurante.
- Mejora los porcentajes del coste de los alimentos: Aquí puedes leer todos los detalles más específicos sobre los porcentajes del coste de los alimentos, pero llevar un control de tu inventario es un paso fundamental para tener un negocio porcentaje de los costes de alimentación y generar más ingresos.
- Más tranquilidad: Gestionar eficazmente el inventario de un restaurante significa que no tendrás que preocuparte por tener que hacer ajustes inesperados en tu menú, lo que puede suponer una fuente de estrés tanto para ti como para tu personal.
- Márgenes de beneficio más precisos: Si no sabes qué parte de tu stock se está consumiendo, te resultará muy difícil calcular los beneficios de tu restaurante a cualquier nivel.
- Destaca los ingredientes problemáticos: Si los mismos ingredientes se agotan rápidamente una y otra vez, ¡puedes empezar a investigar por qué y cómo solucionar esos problemas!
¿Qué podría estar provocando las pérdidas en tu inventario? ¡Pensábamos que nunca lo preguntarías! Echa un vistazo primero a estos sospechosos habituales:
- Deterioro: Cuando la comida se estropea antes de que puedas consumirla.
- Derrame: Cuando se derraman ingredientes alimentarios y, por lo tanto, no se pueden utilizar para el servicio.
- Errores de los empleados: Cuando se cobra la comida de forma incorrecta, se sirve en la mesa equivocada, etc.
- Clientes insatisfechos: Cuando se ofrece comida gratis para suavizar una experiencia negativa del cliente.
- Comidas en familia: Cuando se utilizan existencias para una comida colectiva del personal antes, durante o después del servicio.
- Roturas: Cuando se rompen platos, vasos, etc., durante el servicio.
- Robo: Cuando te roban artículos del inventario de tu restaurante.
Buenas prácticas para la gestión de existencias
75% de restaurantes tienen dificultades para obtener beneficios debido a los costes de los alimentos. La gestión del inventario puede ayudarte a hacer frente a este problema, pero hay que abordarla con inteligencia. A medida que empieces a desarrollar más procesos relacionados con el seguimiento del inventario, aquí tienes algunos consejos que debes tener en cuenta:
- Disponer de un procedimiento para la recepción de existencias. Al regentar un restaurante, recibirás entregas antes y, a veces, incluso durante el servicio. Muchas pueden coincidir a la vez en un mismo día, lo que puede resultar un poco abrumador. Establece un proceso fijo para la recepción de pedidos. Te recomendamos que te asegures de que los artículos y las cantidades entregados coincidan con la factura de entrega antes de dar el visto bueno. Pide a la persona que reciba la entrega que añada también sus iniciales y la fecha a la factura, por si necesitas volver a pedir información adicional a tu personal.
- Forma a tu personal en materia de inventario. Los restaurantes son lugares muy ajetreados en los que suelen surgir muchas necesidades al mismo tiempo. Formar a tu personal en materia de inventario te permitirá contar con su ayuda a la hora de recibir, registrar y comprobar las existencias. Una vez formados, también podrán estar más atentos a cuándo se están agotando los suministros.
- Establecer un valor de referencia. El nivel mínimo es la cantidad mínima de existencias que necesitas para cada artículo. Si tus existencias están por debajo del nivel mínimo, sabrás que es hora de hacer un nuevo pedido.
- Programa días fijos, tanto semanales como mensuales, para realizar el inventario. Asignalo como parte indispensable de un turno. De este modo, el inventario se convierte en una prioridad innegociable.
Cómo gestionar el inventario
Existen muchas opciones diferentes a la hora de realizar el inventario propiamente dicho. Empecemos por la tecnología. En términos generales, hay dos vías que puedes seguir. Puedes plantearte adquirir un TPV que se encargue de la gestión de inventario por ti. También puedes buscar aplicaciones de gestión de inventario que puedas manejar desde tu teléfono o tu ordenador. Aquí tienes algunos aspectos que debes tener en cuenta a la hora de valorar si esta tecnología es adecuada para tu restaurante:
- Precio: ¿Se trata de una cuota única o de un modelo de suscripción? ¿Se ajusta a tu presupuesto mensual y anual?
- Seguimiento a nivel de ingredientes: ¿Hasta qué punto es detallado el seguimiento en lo que respecta a los alimentos? ¿Permite hacer un seguimiento de los ingredientes en función de dónde se utilizan en el menú?
- Facilidad de uso: ¿Te resulta fácil de usar a ti y a tu personal? ¿Se puede formar a la gente en su uso rápidamente?
- Integraciones: ¿Se integra y se comunica fácilmente con otras tecnologías que utilizas en tu restaurante?
- Atención al cliente: ¿Puedes acceder al servicio de asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, si surge algún problema? ¿Hay recursos o gestores de cuentas disponibles para ayudarte a optimizar tu inventario mediante la tecnología?
No todas las soluciones de gestión de existencias son adecuadas para todos los restaurantes. Pero, por favor, por favor, por favor, ¡no intentes llevar la cuenta de las existencias de cabeza! Solo vas a provocar un caos en tu cocina. ¡Tu personal de sala y de cocina te lo agradece de antemano!
Zona de servicio es una plataforma independiente e imparcial que ayuda a los operadores a encontrar y filtrar las soluciones que necesitan para tener éxito.
