No se puede gestionar lo que no se mide. Cuesta imaginar que esas siete palabras sean la solución para calmar las aguas turbulentas que supone gestionar un programa de restauración escolar, pero es cierto. De hecho, cuando se trata de realizar un seguimiento, medir y controlar todo, hay una palabra que lo resume a la perfección: «benchmarking».
La evaluación comparativa no es más que un proceso de mejora continua: el seguimiento de datos para medir los detalles de tu programa, ya sea el gasto en asignaciones alimentarias del USDA, la realización de pedidos, la elaboración de menús, la producción en cocina, la gestión del personal, etc. Y ahora que el curso escolar ya ha comenzado, es el momento perfecto para utilizar los datos que has recopilado y analizar aspectos como el coste de los alimentos por comida, el coste de mano de obra por comida, los costes no alimentarios por comida, el número de comidas por hora de trabajo e incluso ajustar el gasto en asignaciones alimentarias para no dejar de sacar partido al presupuesto. Ben Gardner, analista de inteligencia de clientes y estrategia de Gordon Food Service, afirma que los sistemas de punto de venta (POS) están equipados para ofrecer comparativas semanales, mensuales, trimestrales o anuales, cualquiera de las cuales puede ayudar a mejorar la eficiencia.
“He hablado con operadores que han integrado el análisis de datos de principio a fin y los informes de actividad”, afirma Gardner. “A lo largo del año, utilizan la información sobre la producción para que su operación sea lo más eficiente posible, identificando los puntos fuertes y débiles e introduciendo cambios cuando es necesario”.”
Empieza por establecer un punto de referencia
No hay ningún límite en cuanto a los datos que se pueden analizar, pero primero hay que saber por qué se está pagando, afirma Julie Hedine, directora de Servicios de Alimentación y Nutrición de las Escuelas del Condado de Pasco, al norte de Tampa (Florida). En lo que respecta al gasto de las asignaciones, algunos costes son más fáciles de controlar que otros.
Las facturas permiten realizar un seguimiento de los pedidos y las compras. El sistema de punto de venta recopila información sobre cómo, dónde y cuándo se venden los alimentos. El presupuesto general permite conocer los costes de personal y de equipamiento. Hedine afirma que todas estas cifras son esenciales para establecer una referencia. Una vez hecho esto, las comparaciones resultan más fáciles de gestionar.
Para Hedine, que supervisa el servicio de comidas de un distrito con 70 000 alumnos y un presupuesto que ronda los $39 millones, su punto de referencia es el “coste equivalente de una comida estándar”. Este se basa en cuánto cuesta servir el almuerzo, la comida más popular que se sirve (43 000 raciones diarias). Ella tiene en cuenta todos los costes —alimentos, almacenamiento, preparación, materiales, mano de obra y limpieza— para determinar cuánto cuesta de media un almuerzo, lo que le permite realizar comparaciones equivalentes.
“Se puede comparar un centro con otro: si los costes de un centro parecen elevados, analizamos si se debe a un despilfarro, a un exceso de raciones, al tamaño de las raciones, a si se cumplen las normas de suministro de papel o a si hay un problema de robos”, explica. “También puede ser que tengamos unos costes laborales más elevados en un centro debido a que los trabajadores cobran salarios más altos o al absentismo”.”
Busca las tendencias
Hay otros factores que también influyen en las cifras habituales del coste equivalente por comida. Algunos se detectan al analizar los procesos, mientras que otros se basan en las tendencias. La comida elaborada desde cero puede tener un menor coste de materia prima, pero un mayor coste de mano de obra. El número de colas para el servicio y el pago influye en el flujo de personas en la cafetería y en los hábitos de compra. Según Hedine, ninguna de estas cosas puede optimizarse a menos que se realicen comparativas.
Para buscar formas de mejorar la eficiencia es necesario poder realizar comparaciones. Si un distrito escolar es lo suficientemente grande, es posible comparar colegios de tamaño similar. No obstante, los distritos de cualquier tamaño pueden realizar comparaciones semanales, mensuales, trimestrales o anuales.
“Nunca es mal momento para empezar”, afirma Hedine. “En cuanto tengas datos de unas semanas o unos meses, ya tendrás algo con lo que comparar”.”
Una vez que se reciben los datos, es posible comparar los costes y los ingresos. Pero ni siquiera estos datos reflejan toda la realidad. Otro aspecto al que Hedine presta atención son las tendencias.
“Las cifras a principios de año suelen ser más bajas, y eso se debe a que muchos niños traen la comida de casa”, explica. “Al cabo de un mes más o menos, esto empieza a resultar un poco pesado, así que utilizamos los datos comparativos y los resultados de las tendencias para ajustar nuestras previsiones constantemente”.”
Controla tus gastos mediante la elaboración de previsiones
Lo que esperas conseguir con el análisis comparativo es crear un marco que sirva de guía para la toma de decisiones a corto y largo plazo orientadas a la salud financiera. Las previsiones pueden ser de gran ayuda a la hora de gestionar el gasto de tu asignación.
“Hay que pasar rápidamente del inicio del curso escolar a la realización de los pedidos de las asignaciones alimentarias del USDA en enero”, afirma Hedine. “En octubre, ya deberías disponer de algunos datos de referencia que te ayuden a gestionar tu asignación del USDA de forma sensata”.”
Por ejemplo, Hedine afirma que sabe que sus cocinas son capaces de preparar macarrones con queso, pero los datos han demostrado que, desde el punto de vista de la mano de obra, resulta más rentable comprar un producto ya preparado. Además, los estudiantes saben que lo que hay en el menú tiene un sabor y una textura uniformes, lo que mantiene altas las cifras de ventas. Y así es como los datos ayudan a hacer previsiones.
Los menús cíclicos, como el menú cíclico de cuatro semanas que se utiliza en el condado de Pasco, también ayudan a prever los costes de los alimentos, ya que el distrito sabe exactamente qué va a servir y cuándo.
Maureen Pisanick, presidenta y directora de nutrición de Pisanick Partners, señala que los menús cíclicos facilitan la previsión de varias maneras. Al poder planificar el menú con semanas de antelación, se puede controlar el gasto en la compra de alimentos. Además, se sabe cuánta plantilla se necesita para preparar las comidas.
“A medida que se repite el ciclo, se obtiene una buena indicación de las preferencias alimentarias de los alumnos, lo que puede reducir el desperdicio y revelar en qué aspectos es necesario modificar el menú”, afirma Pisanick.
Además de utilizar menús cíclicos, el condado de Pasco también registra cada producto vendido cuando los alumnos pasan por caja. “Si un alumno se acerca con un sándwich de pollo, brócoli asado, una pieza de fruta y leche, pulsamos cuatro botones para saber cuánto hemos vendido de cada producto”, explica Hedine. “Esto nos permite facilitar cifras precisas a nuestros proveedores”.”
Dejemos que los datos nos ayuden a tener una visión global
Toda la información que recopila un director de servicios de restauración puede utilizarse posteriormente en las reuniones con el director comercial del distrito. Tanto si estas reuniones son semanales, mensuales o con otra periodicidad, los datos pueden ayudar a identificar formas de mejorar la eficiencia.
En el condado de Pasco, la directora financiera de Hedine mantiene reuniones semanales sobre los procesos operativos con el equipo de presupuestación, y Hedine se reúne mensualmente con el director financiero del distrito. Ya sea para tratar el programa de comidas escolares, las comidas para adultos, las máquinas expendedoras o los requisitos federales y estatales, conocer los detalles puede marcar la diferencia a la hora de lograr un gasto más inteligente.
Afirma que tres de los aspectos más importantes que supervisa son los costes de los alimentos, los costes de personal y los ingresos de explotación. Cuando se dispone de las cifras de estos tres aspectos, se pueden tomar pequeñas decisiones que marcan una gran diferencia, como determinar si comprar lechuga troceada sale más a cuenta que el trabajo y las medidas de seguridad que supone trocearla uno mismo.
“No podía acudir a una reunión y plantear una petición sin datos que la respaldaran”, afirma. “Nos basamos mucho en los datos, y eso marca una gran diferencia”.”
