Los directores de los servicios de restauración escolar dedican mucho tiempo a la planificación. Tienen que gestionar al personal, supervisar el menú, controlar el presupuesto y hacer frente a ese «monstruo» conocido como «aprovisionamiento»: el proceso de varias etapas que consiste en garantizar el suministro de alimentos y servicios que satisfagan las necesidades del programa.
Las compras son una tarea compleja que requiere prestar atención a los detalles. Hoy en día, los detalles se encuentran en los datos, que se recopilan en numerosos puntos de cada operación. El análisis de los datos te permitirá tener una visión más clara de tus éxitos, fracasos y necesidades, y esa es precisamente la información que necesitas para ser un mejor comprador.
Aunque la licitación del servicio de comidas escolares no se presentará hasta el semestre de primavera, ahora es el momento de analizar los datos, afirma Nicole Nicoloff, directora del segmento educativo de Gordon Food Service. Si tu centro educativo utiliza un sistema de punto de venta (POS) cuando los alumnos pasan por la cola del comedor, dispones de datos sobre la selección de productos del último año que te indicarán qué alimentos eligen los alumnos y cómo encajan esos alimentos en la composición nutricional de tu menú. Estos datos también pueden ser de ayuda para la planificación de la producción y la liquidación de gastos.
El seguimiento de datos facilita la previsión de los pedidos
«Este es un ejemplo de cómo los datos integran múltiples aspectos de la operación, desde el menú hasta la dotación de personal y el servicio», afirma Ben Gardner, analista de inteligencia de clientes y estrategia de Gordon Food Service. Gardner señala que los operadores más avispados ya están planificando sus licitaciones para 2017-18.
“Si utilizas los datos para identificar tus productos más vendidos, estarás en mejores condiciones de prever tu producción, ya que sabrás lo que van a comer los alumnos”, afirma Gardner. “Los mismos datos que te ayudan a ser un mejor gestor también te ayudan a ser un mejor comprador. Esos perritos calientes rebozados que tanto les gustan a los alumnos pueden formar parte de tu oferta, y los datos te ayudan a hacerlo posible”.”
La nueva herramienta «Commodity Management Application» (CMA) de Gordon Food Service combina datos procedentes de diversas fuentes —pedidos en línea, gestor de recetas, gestor de inventario y «Mi cuenta»— y muestra qué artículos se pueden adquirir utilizando los fondos para productos básicos del USDA. Además, garantiza que los centros educativos obtengan todos los descuentos a los que tienen derecho.
Los datos que recopilas sobre los hábitos alimenticios de los alumnos aportan una ventaja adicional en lo que respecta a la contratación: flexibilidad cuando se deja de comercializar un producto o se produce un cambio en sus ingredientes. Encontrar un producto sustitutivo resulta mucho más fácil cuando dispones de información detallada sobre en qué parte del menú se sirve, qué componentes nutricionales contiene y cómo se estructura en tu licitación.
Basarse en los datos a la hora de comprar lo que se puja tiene ventajas de gran alcance
Otra forma en que los colegios pueden sacar el máximo partido a los datos es contrastar lo que se compra con lo que se licita, afirma Gardner. El seguimiento de los datos sobre el consumo de alimentos puede ayudar a reducir la diferencia entre esas cifras. Esto beneficia al distrito, a los fabricantes y al distribuidor:
· El colegio destina los fondos de su licitación de forma más eficaz.
· El fabricante puede realizar previsiones de producción con mayor fiabilidad.
· El distribuidor puede evitar que se agoten las existencias.
Cada uno de estos aspectos supone un ahorro de costes directamente relacionado con el uso de los datos: menos excedentes significan menos desperdicio, y una producción y distribución eficientes se traducen en menores costes.
Controlar los residuos y establecer puntos de referencia basados en cifras
A menudo se pasa por alto la reducción de residuos como una forma de controlar los costes. Según Nicoloff, los servicios de restauración son responsables de más de la mitad de los residuos alimentarios en Estados Unidos, y el uso de datos para optimizar las compras reducirá el exceso de existencias y la sobreproducción. Además, puede mejorar el consumo y la satisfacción de los estudiantes, lo que redunda en beneficio de la imagen de tu programa y de sus resultados económicos.
El seguimiento de los datos a lo largo del tiempo permite a los directores de servicios de restauración establecer puntos de referencia, algo esencial para evaluar el progreso y introducir mejoras.
“La comparación de ratios clave de rendimiento, como el coste de los alimentos por comida, el coste no alimentario por comida y el número de comidas por hora de trabajo, son aplicaciones prácticas de los datos que pueden tener un impacto significativo en el funcionamiento del negocio”, afirma Gardner. “El uso de los datos para medir la eficiencia demuestra claramente el valor de los empleados con mejor rendimiento y, en el caso de los demás, pone de relieve las áreas en las que pueden mejorar”.”
De cara al futuro, la alfabetización en materia de datos será un requisito imprescindible en los servicios de restauración escolar, afirma Gardner. El aumento de los requisitos normativos, la presión para que el servicio de restauración sea una fuente de beneficios y los cambios en los hábitos alimenticios de los alumnos exigirán un análisis minucioso basado en datos para garantizar el éxito del servicio de restauración.
