Quienquiera que acuñara la expresión “los días de ocio del verano” nunca trabajó en el sector de la restauración escolar. Aunque la rutina del comedor escolar se interrumpe durante los meses de junio, julio y agosto, no es momento de descansar para los directores de este sector. De hecho, el verano y el inicio del curso escolar son las épocas de mayor actividad.
Las vacaciones de verano para los niños son sinónimo de vuelta al cole para los responsables de servicios de restauración. Es el momento de repasar lo que funcionó y lo que no el año pasado. Añádele un poco de «deberes de matemáticas» analizando los datos operativos y, a continuación, haz un ejercicio de redacción: prepara tu menú y piensa en la oferta que tendrás que presentar en primavera. Todo lo que se consiga durante el verano y al comienzo del curso escolar reduce tu carga de trabajo y te permite centrarte en servir comidas escolares deliciosas y nutritivas.
Empieza con un curso de repaso
«Empieza el proceso echando un vistazo a los alimentos, programas y servicios que utilizaste el año pasado», afirma Nicole Nicoloff, directora del segmento de formación de Gordon Food Service.
“Se puede aprender mucho de la experiencia pasada: ¿has comprado lo que figuraba en tu oferta? ¿Participan los alumnos?”, afirma Nicoloff. “Analiza en qué has destinado el presupuesto para material escolar, para no dejar de aprovechar ningún recurso”.”
Aunque ya se han presentado las ofertas para el curso 2019-20, Nicoloff afirma que los directores de servicios de restauración más avispados ya están pensando en las ofertas para el curso 2020-2021. Según ella, quienes comparan el pasado pueden hacer previsiones más precisas sobre el futuro, y los programas que adoptan este enfoque son los que mejor gestionan los presupuestos y no registran una caída en las tasas de participación.
Echa un vistazo a tus datos
Al analizar el programa del año pasado, presta especial atención a los datos. Las cifras pueden revelar datos sorprendentes sobre tu negocio. Los datos procedentes de los sistemas de punto de venta y otras tecnologías pueden orientar las decisiones en todo tipo de ámbitos, desde el proceso de licitación hasta la gestión de menús o la reducción de residuos.
La nueva herramienta «Aplicación de gestión de productos básicos» de Gordon Food Service es una forma estupenda de empezar bien el año. Esta aplicación realiza un seguimiento de los pedidos de alimentos subvencionados por el USDA y se integra con otras herramientas que quizá ya utilices, como «Recipe Manager», «Inventory Manager» y «My Account». Utilizarla para consultar los saldos de productos subvencionados, realizar un seguimiento en tiempo real de los fondos asignados y supervisar de forma independiente cada ingrediente puede suponer un gran ahorro de tiempo durante el ajetreado comienzo del curso escolar.
Otra gran razón para basarse en los datos es la evaluación comparativa. El inicio del curso escolar es el momento perfecto para empezar a medir el coste de los alimentos por comida, el coste de mano de obra por comida, el coste no alimentario por comida y el número de comidas por hora de trabajo. Si ya lo has hecho en el pasado, puedes comparar tu eficiencia con la del año pasado o con una media anual. Si acabas de empezar con el análisis de datos, muchos sistemas de punto de venta están equipados para proporcionar datos comparativos, afirma Ben Gardner, analista de inteligencia de clientes y estrategia de Gordon Food Service.
“He hablado con operadores que han integrado el análisis de datos de principio a fin y los informes de actividad”, afirma Gardner. “A lo largo del año utilizan la información sobre la producción para que su explotación sea lo más eficiente posible”.”
Dedica tiempo a mirar hacia el futuro
Si has revisado las prácticas anteriores y dispones de datos fiables, no solo estás preparado para afrontar el curso escolar actual, sino también el próximo. Una vez que hayas ultimado el menú de otoño, podrás asegurarte de que los pedidos estén organizados para suministrar la comida y de que tu personal esté preparado para prepararla.
Desde el primer día de servicio, dice Nicoloff, presta atención a lo que dicen los alumnos, fíjate en lo que comen (y en lo que tiran) y utiliza esta información como base para tu oferta de primavera.
“Empieza a pensar en nuevos productos en otoño”, dice Nicoloff. “Ponte en contacto con fabricantes y distribuidores, pide muestras, haz pruebas de sabor y descubre qué productos podrían encajar en tu menú”.”
Incluso hay tiempo, señala, para sustituir los productos del menú que no se venden bien durante este curso escolar. Y la preparación es la clave del éxito: si un productor tiene un déficit o los cambios en los precios suponen una amenaza, conocer alternativas facilita las sustituciones y puede evitar problemas.
La sincronización lo es todo para que un programa tenga éxito. Del mismo modo que los menús por ciclos pueden ayudar a gestionar los pedidos y el consumo de productos, crear un ciclo para evaluar, analizar, elaborar menús y probar nuevos productos te permitirá empezar el nuevo año con buen pie.
