Mantener la rentabilidad global es uno de los retos más importantes a los que se enfrentan hoy en día los operadores. En pocas palabras, la rentabilidad es la diferencia entre las ventas y los costes. Las nuevas presiones sobre las ventas —como el hecho de que los consumidores recurran a otros establecimientos de restauración distintos de los restaurantes— se suman al aumento constante de los costes laborales y de otro tipo, lo que reduce aún más unos márgenes de beneficio ya de por sí reducidos.
Cada vez son más los operadores que utilizan los datos para maximizar su rentabilidad. Un análisis de datos sólido y sistemático permite a los operadores descubrir oportunidades para mejorar la interacción con los clientes y aumentar los márgenes de beneficio.
Han surgido diversas tecnologías destinadas a facilitar las bases de datos de conocimientos. Con ello, están redefiniendo la forma en que los operadores perciben y gestionan sus negocios.
Tecnologías operativas e intercambio de datos
Las tecnologías operativas —como los programas informáticos de gestión de existencias y de recetas— llevan ya algún tiempo entre nosotros. Se han convertido en tecnologías básicas imprescindibles que toda operación debería incorporar como parte de sus funciones de análisis empresarial.
Más recientemente, los operadores han podido vincular los datos de estas tecnologías con los datos de compras de los proveedores. La integración de los sistemas de los operadores y los proveedores genera diversos informes que permiten a los operadores reducir la brecha entre lo que compran y lo que venden. El resultado es un inventario mucho más optimizado con menos problemas de stock —se dispone de la cantidad justa del producto adecuado en el momento adecuado—, lo que, a su vez, reduce drásticamente los costes de inventario y garantiza en mayor medida la satisfacción de los huéspedes.
Gestión de datos y tecnología
Contrariamente a lo que se suele pensar, conectar sistemas mediante el intercambio de datos no elimina el “trabajo” que supone gestionar los datos. Muchos proveedores de servicios ofrecen soluciones de configuración incluidas en el precio de compra, pero los menús y las recetas deben seguir actualizándose con el paso del tiempo.
Al igual que ocurre con cualquier tecnología, cuantos más datos introduzcas, más precisa será la visión que te ofrecerá el sistema. Sin embargo, teniendo en cuenta todas tus demás responsabilidades, debes sopesar el esfuerzo que dedicas al sistema frente al valor que obtienes de él. En este sentido, resulta útil tener en cuenta la ley de los rendimientos decrecientes:
“Un punto en el que el nivel de beneficios u oficinas obtenidos es inferior a la cantidad de dinero o energía invertida”.”
En el caso de las soluciones de datos, ese punto es la intersección entre “¿Cuánto esfuerzo estoy dispuesto a dedicar al mantenimiento de los datos a lo largo del tiempo?” y “¿Qué me aportarán realmente esos datos?”. Hay un nivel mínimo de esfuerzo que todos los operadores deben invertir, como mantener todos los datos de menús y recetas relacionados con los ajustes semestrales del menú principal y los cambios completos de menú que se producen hasta cuatro veces al año. Lo que estés dispuesto a hacer más allá de este mínimo te ayudará a determinar el tipo de tecnologías que deberías implementar.
Los distintos tipos de servicios pueden y deben adoptar estas tecnologías de forma diferente. Los restaurantes de servicio limitado, con menús que suelen ser más reducidos y menos sujetos a cambios o variaciones, pueden utilizar estas tecnologías un poco más rápido —y, posiblemente, en mayor medida—. Los operadores de servicio completo deberían plantearse empezar por los platos del menú que generan el 70 % o más de sus ventas anuales. Es probable que estos platos definan el núcleo de su menú y su marca, por lo que es menos probable que cambien con el tiempo.
Analiza el impacto empresarial que supone crear y mantener estos datos antes de plantearte si merece la pena dedicar esfuerzo al 30 % restante de los elementos del menú. Muchos operadores consideran que el enfoque del 70 % es acertado en términos generales y más útil que el enfoque del 100 %, que, aunque es muy preciso, a menudo resulta demasiado poco práctico de mantener a largo plazo.
Las tecnologías digitales operativas han llegado para quedarse y suponen un avance fundamental para los operadores que buscan aumentar su rentabilidad. La clave para elegir la solución o soluciones adecuadas consiste en definir tus objetivos empresariales y reunirte con expertos en tecnología y negocios que puedan ayudarte a orientarte sobre el alcance y la magnitud del esfuerzo necesario.
Aspectos tecnológicos
El acceso a este tipo de datos puede ser de gran ayuda para los restaurantes que desean funcionar de forma más eficiente y atender mejor a sus clientes. Antes de empezar, aquí tienes algunas cuestiones que debes tener en cuenta:
- Análisis de costes y rentabilidad (ROI). Debes determinar si obtendrás un rendimiento suficiente por tu inversión. La clave está en distinguir entre lo que “estaría bien” saber y lo que es esencial para el crecimiento de las ventas o el control de costes.
- Supuestos del sistema. Estos sistemas proporcionan “información” basada en datos, a partir de algoritmos desarrollados por las empresas que los crean. Es importante que comprendas los supuestos y las preguntas que subyacen a los algoritmos de los sistemas que estás barajando.
- Asignación de un rol. Para alcanzar el éxito, es necesario que asignes a alguien de tu equipo la responsabilidad de analizar los datos y recomendar decisiones empresariales. Aunque estos sistemas presumen de ofrecer “decisiones automatizadas”, ninguno de ellos puede tener en cuenta la amplia variedad de variables del sector de la restauración. Obtendrás información muy útil que te servirá de orientación, pero, en última instancia, las decisiones deben ser tuyas.
- Comportamiento histórico/comportamiento futuro. Este tipo de datos puede ofrecer una visión muy útil del comportamiento histórico de los clientes. Es posible que no tenga en cuenta futuros cambios decisivos, como un reposicionamiento de la marca o los menús festivos. Una vez más, los datos tienen un carácter orientativo, no definitivo.
A medida que el sector de la restauración sigue madurando, el margen para las conjeturas se va reduciendo cada vez más. Los operadores deben implementar tecnologías operativas de probada eficacia para evaluar de forma eficaz su negocio en la actualidad. Al mismo tiempo, las oportunidades más prometedoras para alcanzar un alto nivel de rendimiento pueden materializarse gracias a las tecnologías nuevas y emergentes. El uso combinado de ambas facilitará la toma de decisiones basadas en datos que maximicen la satisfacción de los clientes y la rentabilidad.
