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Hay innumerables formas La tecnología puede ayudar a que tu restaurante funcione con mayor eficiencia. Quizás nada sea más importante en el día a día que un sistema de punto de venta —o lo que el personal de los restaurantes de todo el continente conoce simplemente como “el POS”—.”
Tanto si nunca has utilizado uno como si simplemente quieres entender mejor para qué sirve realmente este equipo, aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre un sistema de punto de venta (POS) para restaurantes.
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¿Qué es un sistema de punto de venta?
Un sistema de punto de venta, o sistema POS, es una herramienta tecnológica que actúa como centro neurálgico para registrar y gestionar todas las transacciones de tu restaurante. Procesa y registra los datos de todos los pagos. Además, puedes utilizar la información almacenada para generar informes que te permitan conocer mejor a tus clientes, a tus empleados y tu servicio en general.
¿En qué consiste un sistema de punto de venta?
Un TPV se compone de dos elementos principales: el hardware y el software. Empecemos por el hardware. La mayoría de los sistemas TPV necesitan los siguientes componentes físicos para funcionar:
- Pantalla/tableta: Normalmente se encuentra en una estación de servidor o en una caja registradora, y es donde el personal puede introducir pedidos o transacciones. También es donde se almacenan todos los datos de pago y donde se pueden generar informes. Incluso se puede utilizar como centro de control para que el personal fiche la entrada y la salida de sus turnos.
- Lector de tarjetas: Aquí es donde puedes introducir o pasar una tarjeta de crédito para realizar el pago. Muchos lectores de tarjetas para puntos de venta también cuentan con funciones de pago móvil, lo que permite realizar transacciones sin contacto. (Por cierto: puedes obtener mucha más información sobre los pagos móviles ¡Aquí mismo!) Sea cual sea el lector que utilices, asegúrate de que sea Conforme a la norma EMV De este modo, proteges al máximo la información de pago de los clientes.
- Escáner: Si vendes productos promocionales (camisetas de la marca, bolsos, gorras, etc.) o productos para llevar (salsas, cerveza, café en grano, etc.), te conviene tener un lector de códigos de barras para registrar cualquiera de esos artículos en tu TPV. Escanear esos artículos también permitirá que el TPV te ayude a llevar un control de lo que tienes en stock.
- Impresora de recibos: Muchos terminales de punto de venta permiten ahora enviar recibos por correo electrónico o SMS, pero es recomendable tener una impresora a mano para cuando los clientes necesiten una copia impresa.
- Cajón de efectivo: A menos que tu restaurante no admita pagos en efectivo, necesitarás una caja registradora para guardar los billetes de dólar que recibas como pago.
En lo que respecta al software de punto de venta, se trata simplemente del tipo de programa de punto de venta que elijas utilizar para gestionar los pagos. Hay una gran variedad de proveedores entre los que elegir en lo que respecta al software de punto de venta, y muchos de ellos también ofrecen su propia marca de hardware para complementarlo.
¿Por qué tener un sistema de punto de venta en tu restaurante?
Como propietario o gestor de un restaurante independiente, hay muchas buenas razones para plantearse utilizar un TPV:
- Reúne la información de pago: Se acabó la contabilidad por partida doble y la contabilidad manual. Un TPV lo centraliza todo en un solo lugar.
- Organiza los pedidos: Olvídate del caos que supone gestionar una montaña de pedidos. Los sistemas de punto de venta organizan los pedidos por ti y facilitan una mejor comunicación entre la sala y la cocina.
- Inventario de pistas: Al introducir todos los artículos en venta en el punto de venta antes de servir los platos, todo el mundo sabrá de cuántas unidades quedan, ya sean bollos de desayuno o el plato del día.
- Mejor gestión del personal: Un buen sistema de punto de venta (POS) te ofrecerá una visión completa de tu plantilla, desde el número de personas que tienen turno hasta ayudarte a identificar las horas punta en las que necesitarás más personal.
Principales características de los sistemas de punto de venta para restaurantes
Aunque todos los sistemas de punto de venta (POS) incluyen diferentes funciones adicionales, estas son las características imprescindibles que debes buscar:
- Gestión de pagos: Esto es algo obvio. Sin la capacidad de procesar pagos, un TPV deja de ser un TPV. Como mínimo, tu TPV debería poder procesar tarjetas de crédito, pagos móviles y efectivo.
- Informes: Dado que tu TPV lleva un registro de todos tus datos, también debería contar con sólidas funciones de generación de informes. Estos informes te ayudarán a comprender mejor tu negocio, incluyendo tus ventas diarias, la popularidad de los platos del menú, el volumen de negocio del restaurante y mucho más.
- Gestión de existencias: Tu TPV debería permitirte decir adiós a la gestión manual del inventario. Una vez introducidos todos los datos de tus artículos en el TPV, la tecnología se encargará de todo por ti.
- Gestión de clientes: Conocer mejor a los clientes no tiene precio para los restaurantes. Un sistema de punto de venta (POS) que incluya funciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM) te ayuda a recopilar la información de contacto de los clientes, su historial de pedidos y su nivel de fidelidad.
- Gestión laboral: Ya lo hemos mencionado brevemente antes: el sistema de punto de venta de tu restaurante debería incluir funciones que te permitan gestionar mejor a tu personal, proporcionándote información más detallada sobre las ventas por turno y por empleado, la rotación de mesas, etc.
Cómo elegir el mejor sistema de punto de venta para tu restaurante
Bien, ahora que hemos repasado todos los aspectos prácticos de un TPV para restaurantes, ya puedes empezar a pensar qué proveedor es el más adecuado para ti. Hay muchas opciones en el mercado, pero, en última instancia, debes elegir el TPV que mejor se adapte a tu negocio. Muchas de las empresas de TPV te enviarán información sobre su producto o te ofrecerán una demostración digital o presencial.
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Preguntas que debes plantearte a la hora de elegir un sistema de punto de venta para tu restaurante
A continuación te ofrecemos algunas preguntas que debes tener muy presentes cuando mantengas estas conversaciones con posibles proveedores de sistemas de punto de venta:
- ¿Este TPV incluye el hardware que necesito? Puede que ya dispongas de parte del hardware necesario para que un TPV funcione, o puede que no tengas nada. Dependiendo de la inversión que quieras realizar, asegúrate de que el TPV sea compatible con tu configuración u ofrezca soluciones que no te vayan a suponer más quebraderos de cabeza ni gastos adicionales.
- ¿Este sistema de punto de venta incluye los informes de ventas, mano de obra, CRM, menús y productos que necesito? Si el sistema de punto de venta (POS) no puede generar este tipo de informes de forma detallada, te perderás muchas de las ventajas que ofrece este tipo de tecnología. Antes de hablar con los proveedores, tómate un tiempo para pensar en qué aspectos de tu restaurante te gustaría obtener más información y esfuérzate por encontrar un sistema POS que satisfaga esas necesidades.
- ¿Qué funciones específicas para restaurantes ofrece este TPV? Aunque no todos los sistemas de punto de venta (POS) están diseñados exclusivamente para restaurantes, conviene preguntar qué puede ofrecer cada uno de ellos específicamente a los restaurantes. Por un lado, esto demuestra que el proveedor comprende tus necesidades. Además, pone de manifiesto que el producto se adapta a tu tipo de negocio. No hay una solución única válida para todos.
- ¿Es fácil de usar el TPV? Es decir, ¿te resultará fácil formar al personal de tu restaurante en el uso de este TPV? Además, ¿es la experiencia de usuario lo suficientemente intuitiva como para que la gente pueda utilizarlo a diario sin tener que consultar un manual? Si no es así, tu TPV te va a costar tiempo y nervios, tanto a ti como a tu personal.
- ¿El sistema de punto de venta cuenta con un buen servicio de atención al cliente? Sí, un TPV es un dispositivo tecnológico y, por lo tanto, es inevitable que, en algún momento, surja algún problema. Nada es perfecto, pero por eso es fundamental que tu TPV cuente con un servicio de atención al cliente fiable, a ser posible con asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
- ¿Cuánto cuesta el TPV? ¿Hay algún gasto oculto? Conocer el precio de un TPV desde el principio te ayudará, con suerte, a mantener tu restaurante dentro del presupuesto, pero asegúrate también de preguntar por los gastos ocultos relacionados con el procesamiento de pagos o con funciones específicas. Así tendrás una idea más clara de cuál podría ser tu inversión total.
- ¿Ofrece el sistema de punto de venta un periodo de prueba gratuito? Esta es una de las mejores formas de saber si un TPV se adapta a tu restaurante. ¡Una prueba te dará tranquilidad y, con suerte, te confirmará tu decisión de compra, sin ningún riesgo!
