Cualquiera que gestione un presupuesto sabe que reducir costes siempre es importante. Sin embargo, puede resultar una tarea frustrante para el responsable de restauración sanitaria, ya que muchos costes escapan a su control. Analizar las prácticas que sí están bajo su control —como hacer un seguimiento del coste real por plato en lugar de limitarse al coste de la factura— puede ayudar a ahorrar dinero al identificar oportunidades de ahorro en las compras, la producción y las operaciones.
Es importante fijarse en el interior en lugar de en el exterior. Esto se debe a que el precio que figura en la factura es solo el coste del producto, no refleja todo lo que conlleva cada plato. Hay costes de mano de obra, de preparación, de equipamiento, de servicio, de residuos, etc., que forman parte del panorama general. Independientemente de lo que diga la factura, lo que importa es el coste final del plato. Se trata de una cifra concreta en dólares que puedes desglosar a la hora de buscar formas de ahorrar.
Hay varios aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de optimizar el coste por plato: sacar el máximo partido al contrato con la GPO, la racionalización de productos, la gestión de existencias, la utilización de los menús y la eficiencia en la mano de obra y la producción.
Saca el máximo partido a tu dinero
Uno de los primeros pasos para gestionar los costes de los alimentos es cumplir con el contrato de compra de alimentos, afirma Dana Fillmore, dietista titulada (RD) y directora del segmento sanitario de Gordon Food Service®. Las organizaciones de compras colectivas (GPO) ofrecen incentivos —descuentos y otras recompensas— por adquirir un determinado porcentaje de los productos contratados.
“Si hay dos productos de pollo disponibles y uno es más barato que el otro, resulta tentador pedir el más barato”, reconoce Fillmore. “Pero si el pollo más barato no figura en tu contrato, comprarlo por unos céntimos menos podría costarte una bonificación mucho mayor”.”
¿Qué se gana con el cumplimiento del contrato? El cumplimiento estricto de las condiciones de su contrato genera muchas otras ventajas: precios más bajos en la factura, ahorros adicionales gracias a los descuentos (como los relacionados con el tamaño de los lotes y la marca), así como ahorros operativos derivados de la estandarización de los productos. En definitiva, cuanto más cumpla con su contrato, mayores serán sus ahorros. A menudo, los productos incluidos en un contrato se seleccionan por una razón concreta, como su valor nutricional. Es posible que los productos alternativos no estén a la altura.
Esto requiere comunicación entre el responsable de cocina del centro sanitario y el administrador, afirma Sharon Carter, dietista titulada y especialista en menús de Gordon Food Service. El administrador debe hacer hincapié en la importancia de cumplir el contrato. Una guía de pedidos sin restricciones puede ser un terreno tentador para un responsable de cocina que intente hacer lo correcto ahorrando unos cuantos dólares, señala Carter.
“La mayoría de los administradores no bloquean la guía de pedidos porque resulta muy engorroso desbloquearla y volver a bloquearla cada vez que se realiza un cambio”, señala Carter. “Es importante que el administrador, el responsable de cocina e incluso el distribuidor de productos alimenticios hablen sobre la importancia de cumplir con lo establecido en el contrato”.”
Racionalizar y aprovechar de forma transversal
Llevar un control del inventario también puede suponer un ahorro. Cuando compras el mismo producto de dos marcas diferentes, aumenta el papeleo y el trabajo de seguimiento, señala Fillmore. Dos cajas diferentes, dos ubicaciones distintas en la cámara frigorífica… lleva tiempo y dinero al principio llevar un control de lo que entra y sale, y resulta caro al final gestionar la producción y reducir las pérdidas por deterioro.
“Si quieres preparar hamburguesas con queso, sándwiches de queso fundido y tacos, necesitas tres tipos diferentes de queso y es posible que compres tres productos distintos”, explica Fillmore. “¿Se puede comprar un solo queso y utilizarlo de tres formas diferentes? Tener en cuenta la versatilidad a la hora de hacer el pedido puede suponer un ahorro”.”
La utilización cruzada permite aprovechar los productos en diferentes partes del menú. Las espinacas compradas para una ensalada también podrían utilizarse en lugar de la mezcla de lechugas de primavera como base para un plato de salmón. Buscar estas formas de optimizar el uso es solo un ejemplo de cómo aprovechar los productos de múltiples maneras. También hay que tener en cuenta el ahorro que supone la adaptación de recetas y la estandarización de las mismas.
“A veces, un chef tiene que saber cuándo hay que hacer cambios”, explica Carter. “Si el precio de las fresas y las nueces pecanas se dispara, quizá tenga que cambiar a rodajas de mandarina y nueces para mi ensalada de espinacas hasta que el precio baje”.”
El sistema «Cycle Menu Management» de Gordon Food Service facilita el cambio de recetas y el ajuste de los costes en tiempo real, afirma Carter. Reducir el coste por ración de una ensalada de 75 céntimos a 50 céntimos es cuestión de un par de clics. Los ahorros en el coste de los ingredientes, ya sean grandes o pequeños, pueden suponer una diferencia considerable.
Convertir un plato italiano de pollo al horno en un plato de pollo al estilo jerk al horno puede suponer un ahorro en el coste por ración. Basta con eliminar el condimento italiano y sustituirlo por el condimento jerk, que puede resultar más económico, para crear un nuevo plato a un coste menor.
Además de controlar el coste de cada ingrediente, Carter destaca la importancia de calcular con precisión las proporciones de las recetas para varias raciones.
“En el sector sanitario, la mayoría de las veces sabes a cuántas personas vas a dar de comer, así que, ¿por qué preparar 75 raciones de gambas al ajillo si solo necesitas dar de comer a 60 personas?”, pregunta. “Quizá prepares un par de raciones extra por si se cae alguna, pero realmente reduces los costes por plato ajustando las recetas a la cantidad adecuada”.”
Esforzándose por marcar la diferencia
Calcular el coste de los ingredientes y adaptar las recetas influye en el coste de los alimentos, pero eso es solo una parte del panorama. El plato principal de pollo al estilo jerk no se sirve solo. Hay guarniciones, bebidas y postres, y todo ello se suma al coste total de la comida. Además, cada elemento que se sirve en el plato conlleva unos costes de mano de obra.
Aunque en la factura pueda parecer más barato comprar alimentos crudos, cocinar desde cero requiere tiempo de preparación y mano de obra, lo cual debe tenerse en cuenta a la hora de calcular el coste por plato. Los alimentos de preparación rápida y listos para servir pueden tener un precio más elevado, pero permiten ahorrar tiempo y mano de obra. Es algo que hay que tener en cuenta a la hora de buscar ahorro en productos que están siempre disponibles, señala Carter.
“Cuando compras una hamburguesa ya cocinada, lo único que tienes que hacer es calentarla y servirla”, afirma. “Con las hamburguesas crudas, tienes que asumir los costes de mano de obra que suponen cocinar y limpiar, además de que se pierde una cierta cantidad de grasa y agua durante la cocción. Las hamburguesas listas para servir pueden resultar más baratas de lo que crees”.”
Establecer una relación
Además de los descuentos y ahorros que se obtienen al alcanzar las cifras de cumplimiento del contrato, las organizaciones de compras grupales (GPO) ofrecen otras ventajas simplemente por comprar a través de ellas, afirma Carter:
- Una gama de productos coherente con descuentos negociados.
- Herramientas que ayudan a determinar cuáles son los productos más rentables y eficientes para cada trabajo.
- Servicios de valor añadido, como los de diseño de interiores.
- Servicios ofrecidos por fabricantes de maquinaria y mobiliario de gran tamaño.
Una solución de gestión de existencias
La gestión de los pedidos y la mano de obra es fundamental, pero no hay que pasar por alto las oportunidades de reducción de costes relacionadas con el inventario. La herramienta «Gordon Food Service Inventory Manager» puede ayudarte:
- Personaliza el espacio de almacenamiento para que se adapte a la distribución de tu cocina.
- Realiza un seguimiento instantáneo de todo el inventario desde tu dispositivo electrónico.
- Analiza las tendencias a largo plazo y los resultados operativos.
- Controla el coste de los productos vendidos para mantenerte dentro del presupuesto.
