A continuación te presentamos seis estrategias inteligentes para abordar la gestión de la tesorería:
1. Conviértete en un experto en cada partida de tu cuenta de resultados (P&L)
La Asociación Nacional de Restaurantes indica que el beneficio medio antes de impuestos de un operador independiente de servicio completo se sitúa actualmente en torno a los 6,21 TP3T. Dado que los márgenes se están reduciendo debido al aumento de los costes laborales, es más importante que nunca prestar especial atención a la gestión del efectivo. Doug Owens, director del segmento comercial de Gordon Food Service, añade: “Hay que centrarse mucho más en la distribución del efectivo. Si no se hace así, los altibajos en la gestión del efectivo pueden suponer auténticos retos”.”
Para lograrlo, es necesario analizar de forma rigurosa y sistemática cada partida de tu cuenta de resultados. Revisa tus estructuras de costes, así como tus fuentes de ingresos, y examina detenidamente de dónde proceden los beneficios y cómo pequeños ajustes en los gastos aquí y allá podrían mejorar tu resultado final.
Una forma de agilizar esta tarea es crear equipos que gestionen el efectivo dentro de su ámbito de responsabilidad. Esto equilibra el análisis de la cuenta de resultados y ofrece la oportunidad de complementar los conocimientos operativos mediante la selección de miembros del equipo con habilidades de las que tú, como operador, quizá carezcas. Por ejemplo, si los impuestos te hacen fruncir el ceño o la idea de negociar sobre inmuebles te resulta incómoda, podrías plantearte incorporar a uno de tus equipos a alguien con una sólida formación en contabilidad y a otra persona con gran habilidad para negociar.
2. Comprende el flujo de caja derivado de las transacciones con tarjeta de crédito
La NRA señala que los consumidores utilizan tarjetas de crédito en aproximadamente el 80 % de todas las compras realizadas en restaurantes. La forma en que gestionas el proceso de pago y te relacionas con tu procesador de pagos, tu banco y/o tu agente de tarjetas de crédito puede influir de manera significativa en el momento en que dispones del dinero.
Para empezar, si todavía no aceptas tarjetas de crédito como forma de pago, deberías plantearte hacerlo. No aceptar tarjetas de crédito limitará considerablemente tu número de clientes potenciales y, a su vez, tu flujo de caja.
Si aceptas tarjetas de crédito, consulta tu contrato para ver con qué rapidez se realiza la liquidación. Es el momento en el que recibes el dinero. Si tardas varios días en recibirlo, pierdes el valor de ese flujo de caja.
Otro consejo: algunos procesadores ofrecen servicios personalizados a determinados negocios, entre ellos los restaurantes. Esto podría reducir considerablemente los “costes indirectos” administrativos y operativos, lo que supone un factor más que influye en el flujo de caja. Lee la letra pequeña y compara los servicios especializados con la oferta genérica.
Presta atención también a los costes ocultos, como las comisiones por extracto. Puede que se trate del coste que conlleva operar con un prestamista, pero pueden variar mucho. No te conviene pagar un importe adicional cada vez que utilices una opción concreta. Y, sobre todo, lee y comprende los términos y condiciones antes de dar tu consentimiento.
3. Realizar una revisión operativa
“¿Habéis calibrado los hornos? ¿Habéis comprobado los contadores? Son cosas sencillas que a menudo se pasan por alto porque el principal objetivo de los operarios es satisfacer a los clientes’, explica Owens. Para descubrir costes ocultos y conseguir ahorros adicionales, dad prioridad a programar y llevar a cabo una ”revisión“ de vuestra actividad.
Un buen punto de partida: averigua quién te suministra los servicios públicos y pregunta si se facturan de forma conjunta o por separado; descubre qué opción te reportará un mayor beneficio neto. Evalúa también si pagar por adelantado el gas, la electricidad y otros servicios puede suponer un ahorro adicional.
Una vez que tengas esos gastos bajo control, presta la misma atención a tu edificio y a tus instalaciones. Establece un programa de mantenimiento periódico con planes de acción mensuales. Plantea y obtén respuestas a preguntas como: ¿Es suficiente el aislamiento para reducir tus facturas de calefacción, ventilación y aire acondicionado? ¿Qué eficiencia tiene tu aire acondicionado? ¿Los grifos que gotean te hacen perder dinero? Llega incluso a sustituir las bombillas normales por opciones de bajo consumo y asegúrate de que los interruptores de luz y las cajas de fusibles estén en buen estado.
4. Establecer relaciones comerciales mutuamente beneficiosas
Colabora con tus proveedores para ayudarles a comprender que su éxito está ligado al tuyo. El objetivo es que tu flujo de caja sea proporcional a tus ventas. Piensa, por ejemplo, en un contrato de alquiler de 10 meses. Muchos operadores firman un contrato de 12 meses con 12 pagos iguales. Sin embargo, si negocias con el propietario, podrías acordar pagos más elevados durante 10 meses y no realizar ningún pago durante los dos meses de menor actividad, lo que te permitiría disponer de liquidez cuando más la necesites. Aplica esta idea a tu compañía de seguros y a otros proveedores, prestadores de servicios y distribuidores, y mejorarás considerablemente tu flujo de caja.
5. Ten en cuenta los costes de personal
Elaborar un plan anual de dotación de personal puede ayudarte a gestionar de forma proactiva este importante gasto. Analiza las temporadas de menor actividad, las franjas horarias y los días de la semana para identificar en qué momentos se puede reducir la mano de obra y mejorar así tu flujo de caja.
Además, no te limites a fijarte solo en las tarifas por hora y las horas programadas. Dada la situación actual del mercado laboral, es aconsejable plantearse recurrir a una solución de gestión de personal externa que te ayude a controlar los costes de personal. Estas empresas pueden reducir los costes administrativos al encargarse de contratar, formar, motivar y ayudarte a retener a los empleados de forma eficiente. Dedica algo de tiempo a evaluar a los distintos proveedores para encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades.
6. Fomentar una cultura de responsabilidad
Es importante que tu equipo directivo comprenda que la gestión de la tesorería es fundamental para el funcionamiento de tu empresa y redunda en su propio interés. Comunica claramente que esperas que tus responsables gestionen las relaciones con los distintos proveedores teniendo siempre presente el control de la tesorería. Asegúrate de que comprendan sus responsabilidades, incluida la búsqueda de soluciones para gestionar mejor la tesorería. Entre estos responsables no solo deben figurar los empleados internos que se encargan de realizar la mayor parte de los pedidos de suministros y equipos, sino también recursos externos como tu contable y tu asesor fiscal. Haz que todos se impliquen en la gestión de la tesorería y conseguirás ahorrar.
Comprender todos los costes que impulsan tu negocio es el primer paso para gestionar el flujo de caja. Desarrollar una estrategia y un proceso mediante una adecuada formación de equipos y con el apoyo de una solución externa te ayudará a gestionar todos los puntos de contacto necesarios para mantener la liquidez. Fomentar la experiencia y una cultura de responsabilidad entre tu personal garantizará el éxito.
