El sector de la restauración siempre se ha quedado rezagado en materia tecnológica, por detrás de otros sectores a la hora de adoptar soluciones tecnológicas para la gestión empresarial. Sin embargo, en los últimos años, el notable aumento del uso de la tecnología está impulsando a cada vez más operadores del sector de la restauración a convertirse en pioneros en su adopción. Hay varios factores que están impulsando esta tendencia, entre ellos:
- Evolución generacional: las nuevas generaciones, que adoptan la tecnología con mayor facilidad, se están convirtiendo en propietarios y gestores.
- Gestión de costes: a medida que aumentan los costes operativos, los operadores más avispados están recurriendo a la tecnología para compensarlos y seguir siendo rentables.
- Expectativas de los comensales: a medida que los grupos de menor edad llenan las mesas, esperan que la tecnología forme parte de su experiencia gastronómica.
- Necesidades de los empleados: las generaciones más jóvenes también están ocupando los puestos vacantes y buscan utilizar la tecnología para que su trabajo resulte más fácil y eficiente.
Definición de soluciones tecnológicas
Cualquier tecnología que facilite la gestión empresarial y la interacción con los clientes y los empleados se considera una solución tecnológica. Entre ellas se pueden incluir, entre otras:
- Sistemas de punto de venta (POS).
- Software de planificación.
- Herramientas de análisis del coste de los productos vendidos (COGS).
- Programas de gestión de redes sociales.
- Programas de fidelización.
Cuando una evolución tecnológica como esta llega al mercado, algunos operadores quieren “ponerse al día” e implementar soluciones de inmediato. En cambio, conviene tomarse el tiempo necesario para evaluar las posibles soluciones y determinar si los beneficios justifican la inversión.
4 pasos para determinar si la tecnología es adecuada para ti
La decisión de implantar una solución tecnológica debe basarse en el impacto que dicha solución tendrá en los huéspedes. Hay que tener en cuenta que todas las soluciones afectan, en mayor o menor medida, a la experiencia del huésped. El objetivo es mejorar dicha experiencia, ya que una experiencia excelente es un factor diferenciador clave en este mercado tan competitivo.
Para decidir si una tecnología es adecuada para tu negocio, sigue estos cuatro pasos.
1. Definir la necesidad y el objetivo empresarial
Escribe una o dos frases explicando cuál es el problema y cuál es tu objetivo, y cómo una nueva solución tecnológica podría ayudarte a alcanzar ese objetivo.
Ejemplo: Queremos recopilar todos nuestros datos de ventas y mejorar la rapidez del servicio mediante un nuevo sistema de punto de venta que nos permita tomar los pedidos directamente en la mesa.
2. Determinar si el objetivo podría alcanzarse sin recurrir a la tecnología
Plantear un reto tan sencillo garantiza que ninguna solución ya existente ni ningún ajuste en las prácticas pueda alcanzar el mismo objetivo, lo que evita los costes adicionales y la gestión del cambio que conlleva la introducción de nuevas tecnologías.
Ejemplo: ¿Podría simplemente actualizar mi sistema con los precios y los códigos PLU correctos o trasladar físicamente el sistema para que a mi equipo le resulte más fácil utilizarlo?
3. Realizar un análisis sencillo del retorno de la inversión (ROI)
Descubre cómo se acumulan los costes y qué obtendrás a cambio de tu inversión analizando las ventajas de realizarla.
Coste
- ¿Cuánto costará el sistema?
- ¿Cuáles son los costes fijos? (equipos, software, etc.)
- ¿En qué consisten los costes indirectos? (formación, comunicación con los huéspedes, gestión interna del cambio, cambios operativos a corto plazo, etc.)
- ¿En qué otros aspectos de tu negocio tendrá repercusiones y durante cuánto tiempo? (Ejemplo: Creo que se tardará seis semanas en poner en marcha un nuevo sistema de reservas y en que tanto mi equipo como los huéspedes se familiaricen con su uso. Por lo tanto, necesito tenerlo listo a más tardar el 15 de noviembre para facilitar la gestión de las fiestas.)
Volver
- ¿De cuánto tendrías que aumentar las ventas o los beneficios para cubrir los costes fijos?
- ¿Cuánto tiempo debería tardar en alcanzarse ese volumen de ventas o esos beneficios?
- ¿Cómo medís la experiencia de los huéspedes y cuál es vuestro punto de referencia al respecto?
- ¿Cuál es tu objetivo para mejorar la experiencia de los huéspedes? ¿Cuándo esperas alcanzar ese objetivo? (Nota: tendrás que utilizar el mismo método de medición para asegurarte de que la referencia y el progreso se puedan comparar de forma equitativa.)
Es imprescindible sopesar el coste frente al retorno de la inversión y definir objetivos cuantificables antes de invertir en cualquier solución tecnológica.
4. Compara al menos tres proveedores
Estos pasos ofrecen un enfoque más científico a la hora de evaluar soluciones tecnológicas. Pero la realidad es que también recibirás información (solicitada o no) de proveedores, amigos, socios comerciales e incluso de artículos. Aunque merece la pena tener en cuenta todas las aportaciones, contrastar lo que te indica tu análisis con lo que oyes y con las necesidades de tu empresa puede ayudarte a mantener a raya las emociones y los sesgos, y te permitirá tomar las decisiones más acertadas.
Un modelo comparativo te permitirá confirmar tu decisión o pondrá de manifiesto la necesidad de barajar otras soluciones tecnológicas. Anota tus requisitos mínimos (necesidades) y las características “deseables” (deseos). Califica a cada proveedor en función de cada deseo y necesidad utilizando una puntuación del 1 al 10 (siendo 10 lo más necesario o deseado y 1 lo menos necesario o deseado) y compara las puntuaciones. Tus necesidades deberían ocupar los primeros puestos en la clasificación de los proveedores que cumplan los requisitos. Utiliza los deseos como criterio de desempate, si es necesario.
Consejos para facilitar el análisis
Mientras realizas la evaluación, ten en cuenta estos consejos:
Recuerda que tú eres el experto. Ten en cuenta que solo necesitas comprender tus necesidades operativas, no la tecnología. Definir los objetivos y los resultados deseados te ayudará a evaluar si la solución tecnológica es la adecuada para ti. Por ejemplo, si la comida para llevar es importante para tu negocio, el proveedor de cualquier posible aplicación de pedidos a través del móvil puede explicarte cómo funciona el sistema. A partir de ahí, tú determinas si la solución de ese proveedor se adapta a la forma en que tu negocio gestiona la comida para llevar.
Ten claros tus aspectos innegociables. Es importante comprender que probablemente habrá aspectos de tu negocio que no puedan modificarse. Asegúrate de que los proveedores que estás barajando sigan cumpliendo con esos aspectos innegociables.
Adquiere solo lo que necesites. Ten cuidado con que te vendan “soluciones definitivas” que hoy por hoy no necesitas o que aún no has definido como objetivo futuro. La mayoría de los operadores compran tecnología con funciones que probablemente nunca utilizarán. Por ejemplo, un software de planificación puede ofrecer una solución para varias sedes. Si no tienes planes de abrir varias sedes, es posible que ese software no sea la mejor opción.
Definir la propiedad
A medida que vayas incorporando soluciones tecnológicas, necesitarás a alguien en tu equipo que se encargue de gestionarlas. Ten en cuenta los conocimientos especializados y el tiempo que esto requiere, tanto durante la implantación como a largo plazo. Colabora con tu proveedor para diseñar planes de incorporación y formación, con el fin de garantizar que tanto la persona encargada de la gestión como tu equipo estén siempre al día de las características y funcionalidades.
A medida que la tecnología en este sector pasa de ser una opción a convertirse en una necesidad, ten en cuenta que no hay soluciones “malas”, pero sí las hay que se adaptan mejor a tu negocio.
Es tu empresa, así que deberías ser tú quien tome las decisiones sobre las soluciones tecnológicas que la respaldan.
