No se puede gestionar lo que no se mide. Cuesta imaginar que esas siete palabras sean la soluci\u00f3n para calmar las aguas turbulentas que supone gestionar un programa de restauraci\u00f3n escolar, pero es cierto. De hecho, cuando se trata de realizar un seguimiento, medir y controlar todo, hay una palabra que lo resume a la perfecci\u00f3n: \u00abbenchmarking\u00bb.
La evaluaci\u00f3n comparativa no es m\u00e1s que un proceso de mejora continua: el seguimiento de datos para medir los detalles de tu programa, ya sea el gasto en asignaciones alimentarias del USDA, la realizaci\u00f3n de pedidos, la elaboraci\u00f3n de men\u00fas, la producci\u00f3n en cocina, la gesti\u00f3n del personal, etc. \u00a0Y ahora que el curso escolar ya ha comenzado, es el momento perfecto para utilizar los datos que has recopilado y analizar aspectos como el coste de los alimentos por comida, el coste de mano de obra por comida, los costes no alimentarios por comida, el n\u00famero de comidas por hora de trabajo e incluso ajustar el gasto en asignaciones alimentarias para no dejar de sacar partido al presupuesto. Ben Gardner, analista de inteligencia de clientes y estrategia de Gordon Food Service, afirma que los sistemas de punto de venta (POS) est\u00e1n equipados para ofrecer comparativas semanales, mensuales, trimestrales o anuales, cualquiera de las cuales puede ayudar a mejorar la eficiencia.
\u201cHe hablado con operadores que han integrado el an\u00e1lisis de datos de principio a fin y los informes de actividad\u201d, afirma Gardner. \u201cA lo largo del a\u00f1o, utilizan la informaci\u00f3n sobre la producci\u00f3n para que su operaci\u00f3n sea lo m\u00e1s eficiente posible, identificando los puntos fuertes y d\u00e9biles e introduciendo cambios cuando es necesario\u201d.\u201d<\/p>\n
No hay ning\u00fan l\u00edmite en cuanto a los datos que se pueden analizar, pero primero hay que saber por qu\u00e9 se est\u00e1 pagando, afirma Julie Hedine, directora de Servicios de Alimentaci\u00f3n y Nutrici\u00f3n de las Escuelas del Condado de Pasco, al norte de Tampa (Florida). En lo que respecta al gasto de las asignaciones, algunos costes son m\u00e1s f\u00e1ciles de controlar que otros.
Las facturas permiten realizar un seguimiento de los pedidos y las compras. El sistema de punto de venta recopila informaci\u00f3n sobre c\u00f3mo, d\u00f3nde y cu\u00e1ndo se venden los alimentos. El presupuesto general permite conocer los costes de personal y de equipamiento. Hedine afirma que todas estas cifras son esenciales para establecer una referencia. Una vez hecho esto, las comparaciones resultan m\u00e1s f\u00e1ciles de gestionar.
Para Hedine, que supervisa el servicio de comidas de un distrito con 70 000 alumnos y un presupuesto que ronda los $39 millones, su punto de referencia es el \u201ccoste equivalente de una comida est\u00e1ndar\u201d. Este se basa en cu\u00e1nto cuesta servir el almuerzo, la comida m\u00e1s popular que se sirve (43 000 raciones diarias). Ella tiene en cuenta todos los costes \u2014alimentos, almacenamiento, preparaci\u00f3n, materiales, mano de obra y limpieza\u2014 para determinar cu\u00e1nto cuesta de media un almuerzo, lo que le permite realizar comparaciones equivalentes.
\u201cSe puede comparar un centro con otro: si los costes de un centro parecen elevados, analizamos si se debe a un despilfarro, a un exceso de raciones, al tama\u00f1o de las raciones, a si se cumplen las normas de suministro de papel o a si hay un problema de robos\u201d, explica. \u201cTambi\u00e9n puede ser que tengamos unos costes laborales m\u00e1s elevados en un centro debido a que los trabajadores cobran salarios m\u00e1s altos o al absentismo\u201d.\u201d<\/p>\n
Hay otros factores que tambi\u00e9n influyen en las cifras habituales del coste equivalente por comida. Algunos se detectan al analizar los procesos, mientras que otros se basan en las tendencias. La comida elaborada desde cero puede tener un menor coste de materia prima, pero un mayor coste de mano de obra. El n\u00famero de colas para el servicio y el pago influye en el flujo de personas en la cafeter\u00eda y en los h\u00e1bitos de compra. Seg\u00fan Hedine, ninguna de estas cosas puede optimizarse a menos que se realicen comparativas.
Para buscar formas de mejorar la eficiencia es necesario poder realizar comparaciones. Si un distrito escolar es lo suficientemente grande, es posible comparar colegios de tama\u00f1o similar. No obstante, los distritos de cualquier tama\u00f1o pueden realizar comparaciones semanales, mensuales, trimestrales o anuales.
\u201cNunca es mal momento para empezar\u201d, afirma Hedine. \u201cEn cuanto tengas datos de unas semanas o unos meses, ya tendr\u00e1s algo con lo que comparar\u201d.\u201d
Una vez que se reciben los datos, es posible comparar los costes y los ingresos. Pero ni siquiera estos datos reflejan toda la realidad. Otro aspecto al que Hedine presta atenci\u00f3n son las tendencias.
\u201cLas cifras a principios de a\u00f1o suelen ser m\u00e1s bajas, y eso se debe a que muchos ni\u00f1os traen la comida de casa\u201d, explica. \u201cAl cabo de un mes m\u00e1s o menos, esto empieza a resultar un poco pesado, as\u00ed que utilizamos los datos comparativos y los resultados de las tendencias para ajustar nuestras previsiones constantemente\u201d.\u201d<\/p>\n
Lo que esperas conseguir con el an\u00e1lisis comparativo es crear un marco que sirva de gu\u00eda para la toma de decisiones a corto y largo plazo orientadas a la salud financiera. Las previsiones pueden ser de gran ayuda a la hora de gestionar el gasto de tu asignaci\u00f3n. <\/p>\n
\u201cHay que pasar r\u00e1pidamente del inicio del curso escolar a la realizaci\u00f3n de los pedidos de las asignaciones alimentarias del USDA en enero\u201d, afirma Hedine. \u201cEn octubre, ya deber\u00edas disponer de algunos datos de referencia que te ayuden a gestionar tu asignaci\u00f3n del USDA de forma sensata\u201d.\u201d<\/p>\n
Por ejemplo, Hedine afirma que sabe que sus cocinas son capaces de preparar macarrones con queso, pero los datos han demostrado que, desde el punto de vista de la mano de obra, resulta m\u00e1s rentable comprar un producto ya preparado. Adem\u00e1s, los estudiantes saben que lo que hay en el men\u00fa tiene un sabor y una textura uniformes, lo que mantiene altas las cifras de ventas. Y as\u00ed es como los datos ayudan a hacer previsiones.<\/p>\n
Los men\u00fas c\u00edclicos, como el men\u00fa c\u00edclico de cuatro semanas que se utiliza en el condado de Pasco, tambi\u00e9n ayudan a prever los costes de los alimentos, ya que el distrito sabe exactamente qu\u00e9 va a servir y cu\u00e1ndo.
Maureen Pisanick, presidenta y directora de nutrici\u00f3n de Pisanick Partners, se\u00f1ala que los men\u00fas c\u00edclicos facilitan la previsi\u00f3n de varias maneras. Al poder planificar el men\u00fa con semanas de antelaci\u00f3n, se puede controlar el gasto en la compra de alimentos. Adem\u00e1s, se sabe cu\u00e1nta plantilla se necesita para preparar las comidas.<\/p>\n
\u201cA medida que se repite el ciclo, se obtiene una buena indicaci\u00f3n de las preferencias alimentarias de los alumnos, lo que puede reducir el desperdicio y revelar en qu\u00e9 aspectos es necesario modificar el men\u00fa\u201d, afirma Pisanick.<\/p>\n
Adem\u00e1s de utilizar men\u00fas c\u00edclicos, el condado de Pasco tambi\u00e9n registra cada producto vendido cuando los alumnos pasan por caja. \u201cSi un alumno se acerca con un s\u00e1ndwich de pollo, br\u00f3coli asado, una pieza de fruta y leche, pulsamos cuatro botones para saber cu\u00e1nto hemos vendido de cada producto\u201d, explica Hedine. \u201cEsto nos permite facilitar cifras precisas a nuestros proveedores\u201d.\u201d<\/p>\n
Toda la informaci\u00f3n que recopila un director de servicios de restauraci\u00f3n puede utilizarse posteriormente en las reuniones con el director comercial del distrito. Tanto si estas reuniones son semanales, mensuales o con otra periodicidad, los datos pueden ayudar a identificar formas de mejorar la eficiencia.<\/p>\n
En el condado de Pasco, la directora financiera de Hedine mantiene reuniones semanales sobre los procesos operativos con el equipo de presupuestaci\u00f3n, y Hedine se re\u00fane mensualmente con el director financiero del distrito. Ya sea para tratar el programa de comidas escolares, las comidas para adultos, las m\u00e1quinas expendedoras o los requisitos federales y estatales, conocer los detalles puede marcar la diferencia a la hora de lograr un gasto m\u00e1s inteligente.<\/p>\n
Afirma que tres de los aspectos m\u00e1s importantes que supervisa son los costes de los alimentos, los costes de personal y los ingresos de explotaci\u00f3n. Cuando se dispone de las cifras de estos tres aspectos, se pueden tomar peque\u00f1as decisiones que marcan una gran diferencia, como determinar si comprar lechuga troceada sale m\u00e1s a cuenta que el trabajo y las medidas de seguridad que supone trocearla uno mismo.<\/p>\n
\u201cNo pod\u00eda acudir a una reuni\u00f3n y plantear una petici\u00f3n sin datos que la respaldaran\u201d, afirma. \u201cNos basamos mucho en los datos, y eso marca una gran diferencia\u201d.\u201d
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Con unos presupuestos cada vez m\u00e1s reducidos, saber c\u00f3mo recopilar y analizar datos puede suponer una gran ventaja<\/p>","protected":false},"author":19,"featured_media":4436,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[112,69],"tags":[],"class_list":["post-4435","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-k12-education","category-running-your-business"],"acf":[],"yoast_head":"\n